»'Nimam časa,' je postala že skorajda mantra številnih posameznikov. A organiziran človek se počuti dobro, je poln energije in še čas mu ostaja,« pravi Uroš Ferlin, direktor podjetja Trendset, ki je med Slovenci zaznal pomanjkanje veščin pri upravljanja časa in se sam specializiral na tem področju, da bi lahko pomagal drugim. K temu so ga privedle tudi lastne izkušnje.
Vsaki dve leti je zamenjal podjetje, ker v nobenem ni bil (osebno) zadovoljen, četudi je bil finančno dobro preskrbljen. Veliko o upravljanju časa se je naučil v podjetju Apple, kjer je bil zadolžen za prodajo ipadov v slovenske šole, vendar se takrat veščin, ki podjetje iz Cupertina ločijo od konkurence, še ni zavedal.
»Na zunaj je bilo vse super, imel sem dva avtomobila, družino, lepo življenje. A v sebi sem bil nemiren, neorganiziran, vedno brez ciljev in nezadovoljen, tudi s šefi. Bil sem eden tistih, ki smo na hodniku kadili in negodovali, da bomo menjali službo. Tako je bilo, dokler mi ni življenje razpadlo in sem padel v depresijo. Bil sem še bolj brez ciljev, izgubil sem službo in šel na zavod za zaposlovanje. Nato pa se je bilo treba pobrati,« pripoveduje o svoji poti.
Veliko je bral o organiziranju življenja in časa, vendar ničesar ni izvajal v praksi. Po enem letu, odkar je v svoj vsakdanjik vpeljal spremembe, kot so jutranje zapisovanje stvari, za katere je hvaležen, jasno zastavljeni in zapisani cilji ter načrtovanje dnevnih obveznosti, je veliko zadovoljnejši, pravi, zato si želi svoje izkušnje prenesti na druge.
Nemogoče je slediti nenapisanim ciljem
Pri tem izhaja prav iz Appla, saj se je vedno spraševal, s čim lahko podjetje dosega tolikšno lojalnost svojih kupcev. Že Simon Sinek je na svojem TEDx govoru predstavil Applovo filozofijo; ne gre za to, kaj prodajajo, temveč zakaj prodajajo svoje izdelke: ker verjamejo, da lahko s svojimi izdelki spremenijo svet in olajšajo življenje posameznikov. »Ne govorijo o procesorjih in specifikacijah izdelkov, temveč o vrednotah, o tem, da moč tehnologije lahko spremeni svet,« dodaja Ferlin.
Pri razčlenjevanju formule za uspeh mu je pomagal takratni sodelavec in ga presenetil s precej enostavnim odgovorom. Gre za fokus, aktivno izvajanje zastavljenih ciljev in dolgoročnost. »Osredotočiti se moraš na tisto, kar ti prinaša največ zadovoljstva, kar prinaša najboljše rezultate in medsebojne odnose. Pa naj gre za vrline, znanje, veščine, ljudi, projekte in vsakdanje obveznosti. Na podlagi tega potem postavljamo cilje, ki jih prav tako zapišemo, saj jih le tako lahko uresničujemo,« pojasnjuje.
Ob dejstvu, da si cilje zapiše le tri odstotke ljudi, ni presenetljivo, da smo stalno brez časa. »Kako jih boš uresničil, če nimaš jasno definiranih in nekje zapisanih? To je za podzavest zelo pomembno,« poudarja Ferlin. A tudi to ni dovolj. Za primer vzemimo cilj »odseliti se v lastno hišo«. To v resnici ni cilj, razloži. »Jasno definiran cilj bi se glasil 'do konca leta 2016 bom z družino živel v lastni hiši'. Pri tem je prav tako pomembno, da vemo, zakaj si to želimo, in da si zastavljeni cilj znamo tudi predstavljati, ko je že uresničen. Še bolje bi se torej glasil 'od konca leta 2016 živim v lastni hiši', ker moramo podzavest usmeriti, kot da smo že tam,« pojasnjuje strokovnjak za porabo časa.
Dodaja, da je poleg glavnega cilja dobro imeti tudi druge, lažje izvedljive cilje, ki naj bodo vsi v harmoniji, ko smo glavni cilj v 70 odstotkih že uresničili, pa ga moramo še enkrat premisliti in posodobiti.
Z zapisovanjem aktivnosti do vpogleda v učinkovitost dela
Takoj za osredotočenostjo je najpomembnejši dejavnik aktivnost in postavljanje prioritet pri opravljanju nalog. »V ekipi si vzamemo teden dni in v tem obdobju zapisujemo vse naše aktivnosti, kaj smo počeli in koliko časa smo zanje porabili. Ko narediš analizo, ugotoviš, da si med drugim počel popolnoma nepomembne stvari. Jaz sem denimo ugotovil, da v službi preživim deset ur, a sem bil efektiven le tri, preostali čas pa smo z ekipo debatirali o idejah, ki niso dobile zaključkov, se ukvarjali z elektronsko pošto in podobnimi kradljivci časa. Z zapisovanjem aktivnosti torej dobimo vpogled, na kaj se pri delu sploh osredotočamo,« je ponazoril Ferlin.
Pri tem poudarja, da se naloge med seboj razlikujejo in niso vse enako pomembne. Razdeliti jih moramo na nujne in pomembne ter nenujne in pomembne. »Če se sočasno kot z nujnimi ukvarjaš tudi z nalogami, ki niso nujne, prideš do faze, ko ljudem stalno odgovarjaš z »nimam časa«. Pri nalogah, ki niso nujne, je tako treba narediti prvi korak do njihove uresničitve in si narediti oporne točke, kako jih boš izvedel, nato pa jih delegirati, tudi šefom, sploh tistim, ki se jim zdi vse nujno,« pravi. Pri nalogah je dobro oceniti tudi, koliko časa boš zanjo porabil in kakšen rezultat bo prinesla, če te bo ta zadovoljil. Vsekakor je bolje izbirati naloge, za katere boš porabil manj časa in bodo prinesle boljši rezultat, svetuje Ferlin.
Krog osredotočenosti in aktivnosti se sklene z doslednostjo. V podjetju to denimo pomeni negovanje odnosov s kupci, ki so že na tvoji strani. »Pri iskanju kritike se prevečkrat raje kot na zadovoljno publiko osredotočamo na nezadovoljno, a je v resnici za podjetje veliko pomembneje zadovoljen kupec, kot tisti, ki so že nezadovoljni in iščejo samo napake,« je primer navedel Uroš Ferlin, ki poudarja še, da je ob vsem skupaj zelo pomembna tudi komunikacija med vodstvenimi kadri in zaposlenimi. Slaba komunikacija in nerazumevanje zaposlenih ali pa delodajalčevih vrednot in ciljev med zaposlenimi pogost »kradljivec« časa in razlog za nezadovoljstvo na obeh straneh hierarhije podjetja.
