"Družba Mikrografija je na trgu prisotna že zavidljivih 18 let. V vseh teh letih sledimo jasno začrtanemu poslanstvu, in to je na kratko: skrb za dokumentacijo. Prav zato smo našo ponudbo tako dopolnili ali bolje rečeno razširili, da praktično ponujamo vse, kar naši naročniki potrebujejo. Lahko rečemo, da je naša ponudba celovita. Torej lahko poleg sofisticirane rešitve elektronskega vodenja procesov naročniku v enem naših visoko opremljenih produkcijskih centrih gradivo tudi obdelamo: digitaliziramo različne formate papirne dokumentacije (poslovne, tehnične ali knjižne), prepišemo vsebino z mikrofilmov, dolgoročno hranimo gradivo v papirni obliki, pri čemer poskrbimo tudi za vzdrževanje, odbiranje in uničenje, dolgoročno lahko hranimo tudi elektronsko gradivo bodisi v online bodisi v offline načinu, lahko pa gradivo le elektronsko obdelamo, tako da iz njega preberemo vsebino, in še bi lahko naštevali. Vse našteto in še kaj bi se našlo, so spremljevalne storitve večjim projektom in omogočajo, da je elektronski arhiv napolnjen, da je v uporabi tudi vsebina, ki je bila nekoč preslikana na analogne medije, da po podjetju krožijo dokumenti le v elektronski obliki, in ne več po časovno zamudni in predvsem finančno dragi papirni poti," nam je povedala Damjana Pirnar iz Mikrografije. Na vprašanje, kdaj naj se podjetje odloči za elektronski arhiv, pa je odgovorila: "V primeru, da je v podjetjih dovolj zavedanja o prihrankih, ki jih prehod v svet digitalizacije nudi, je velikost podjetja ali faza življenjskega cikla, v kateri se nahaja, manj pomemben dejavnik. Tudi zaradi kriznega časa smo vsi primorani vse več pozornosti posvetiti optimizaciji poslovanja ter iskanju notranjih rezerv. In ravno na tem področju smo z našimi rešitvami uspeli v dosedanjih projektih vedno najti še kar precej rezerv.

Zakonski vidik elektronskih arhivov

Pravzaprav je poznavanje mnogih prednosti in že kar nujnosti prehoda na elektronsko arhiviranje in obvladovanje dokumentov v podjetjih prisotno že dalj časa, dodatna spodbuda k zavedanju o nujnosti pa je bila tudi dopolnitev in ureditev tega področja z zakonodajnega vidika. Podjetja, ki so se tovrstnih projektov lotila že v preteklosti in izkoristila možnosti, ki so na voljo, pa se lahko danes že pohvalijo z visokimi prihranki. In ne samo s prihranki, temveč tudi boljšo urejenostjo poslovanja ter posledično boljšo konkurenčnostjo. Upravičenost uvedbe elektronskega arhiviranja ter obvladovanja dokumentov se pokaže predvsem pri izdelavi primerjave stroškov procesov elektronskega ter na drugi strani klasičnega oziroma papirnega obvladovanja dokumentacije."

Morda je pri odločitvi za elektronski arhiv in elektronsko obvladovanje dokumentacije pomembno največ energije nameniti izbiri različnih strategij. Ena od možnosti je postavitev lastnega sistema, druga pa je najem sistema kot zunanjo storitev (outsourcing). Odločitev je odvisna od več dejavnikov, med drugim tudi ekonomskega. V Mikrografiji ponujamo možnost implementacij različnih strategij, saj na osnovi v preteklih letih pridobljenih izkušenj vemo, da rešitev ni samo ena.

Vsekakor je za uporabnika dostopnost gradiva ključnega pomena, pri izbiri ali vzpostavitvi sistema pa je morda še bolj pomembna varnost in omejen dostop hranjenih vsebin. Že zakonodaja s področja elektronske hrambe večji del namenja prav zagotavljanju varnosti izvirnikov, sledljivosti spremembam in nedostopnost nepooblaščenim osebam.

"Temelj elektronske hrambe je ustrezna infrastruktura: varna in funkcionalna programska in strojna oprema, ki se nahaja v ustrezno varnem prostoru, ki dopušča dostop le pooblaščenim osebam in hkrati omogoča neprekinjeno dostopanje do hranjenih dokumentov.

To smo v obliki varnega podatkovnega centra zgradili tudi v Mikrografiji. Prav tako je aplikacija, ki jo uporabniki uporabljajo za dostopanje do arhiva, akreditirana pri Arhivu RS, kar pomeni, da je naše poslovanje strogo nadzorovano z varnostno politiko, ki jo zakonodaja zahteva," je zaključila Pirnarjeva.