Že več kot 15 let je minilo, odkar so slovenske banke trgu predstavile spletno bančništvo, ki je komitentom omogočilo poenostavljeno plačevanje računov, spremljanje finančnega stanja na tekočih računih in tudi znižanje stroškov poslovanja z banko. V tej smeri deluje storitev e-račun, ki v Sloveniji ni ravno novost, temveč postaja priljubljen šele v zadnjem obdobju, ko so postala podjetja bolj občutljiva za stroške. Pomemben pa je tudi okoljski vidik. Poslovanje z e-računi iz procesa namreč izključi papir in prispeva k ohranjanju dreves ter spodbuja učinkovitost zaposlenih, ki so jim prihranjene ure brezplodnega prekladanja papirja.
E-računom kmalu zakonski pospešek
To so spoznala številna slovenska podjetja, ki počasi prehajajo na »brezpapirno poslovanje«. Eden prvih je bil Simobil, ki je v ta namen med letoma 2006 in 2009 izpeljal vrsto projektov in ima danes vse poslovanje podprto s hranjenjem dokumentiranega gradiva v elektronski obliki in z notranjimi pravili hrambe podatkov, ki jih je potrdil tudi Arhiv Republike Slovenije. Simobil že nekaj let razpošilja račune v elektronski obliki, in sicer približno petini uporabnikov, predvsem mladim, kar pomeni več kot milijon računov na leto. Lani so začeli uvajati tudi vhodne e-račune za dobavitelje. »V zadnjem četrtletju 2013 smo prejeli slabih 10 odstotkov tovrstnih računov,« so dejali.
Čedalje bolj aktivna na tem področju so tudi nekatera druga slovenska podjetja, kot so Zavarovalnica Triglav, Telekom Slovenije in denimo Petrol. Med vsemi fizičnimi osebami, ki jim Petrol izdaja mesečne račune (za nakup blaga in storitev, plačanih s plačilno kartico Petrol klub, za dobavo elektrike, plina ter preostalih energentov in storitev), jih po februarskih podatkih uporablja storitev e-račun sedem odstotkov. E-račune je v začetku letošnjega leta začela izdajati tudi Radiotelevizija Slovenija, katere računi najdejo pot v skoraj vsak slovenski dom. To bi po mnenju NLB lahko pomenilo dokončen preboj in rast priljubljenosti e-računov.
»Od vzpostavitve sistema e-račun smo vanj vključili 146 izdajateljev, vse banke skupaj smo do danes vključile 425 izdajateljev,« so pojasnili v NLB, kjer priznavajo, da število resda ni visoko, vendar vztrajno raste. Dodaten pospešek rasti bo zagotovo prinesel zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike, ki začne veljati 1. januarja prihodnje leto. Od tedaj bodo morali vsi proračunski uporabniki prejemati račune in spremljajoče dokumente izključno v elektronski obliki. Glede na to, da je v Sloveniji več kot 2800 proračunskih porabnikov in več kot 20.000 stalnih dobaviteljev, pri čemer je občasnih dobaviteljev blaga in storitve javnemu sektorju še bistveno več, gre pričakovati razmah e-poslovanja. »Ne samo v javnem, ampak tudi v zasebnem sektorju, saj bodo podjetja tudi med seboj lahko izmenjavala e-račune,« so dejali v podjetju SAOP, proizvajalcu informacijskih sistemov za celovito elektronsko poslovanje podjetij in ustanov v javnem sektorju.
Podjetje lahko ohrani na tisoče dreves na leto
»Uporaba e-računov pomeni bistveno več kot samo zamenjavo papirnega računa z elektronskim dokumentom,« so opozorili v podjetju SAOP, kjer izpostavljajo predvsem avtomatizacijo procesa izdaje in obdelave, ki pospeši poslovne procese, zmanjša število napak, izboljša nadzor in poenostavi revizijsko sledljivost. Seveda prinašajo e-računi tudi precej nižje stroške. V Novi KBM tako ocenjujejo, da lahko podjetje s prehodom na elektronski kanal zmanjša stroške izdajanja računa za kar 75 do 80 odstotkov. V Unicredit banki so pojasnili, da predstavlja za podjetja kot izdajatelje e-računov prihranek predvsem zmanjšanje stroškov v smislu tiskanja računov, fizične obdelave računov, zmanjšanja uporabe papirja in pošiljanja prek klasične pošte. Dodaten bonus je, da tako pravne kot fizične osebe e-račune plačujejo hitreje kot običajne račune.
Ob vseh prednostih kar malo čudi, da mora vlada z zakonom prisiliti podjetja v brezpapirno poslovanje – v nekaj, kar so denimo Skandinavci že davno posvojili. Raziskava družbe Billentis kaže, da si v elektronski obliki izdaja račune več kot 40 odstotkov podjetij v Skandinaviji, Estoniji in celo na Portugalskem, ta delež pa se v praktično vseh preostalih državah zahodne Evrope giblje med 15 in 40 odstotki. V Sloveniji medtem manj kot 15 odstotkov podjetij izdaja e-račune pri poslovanju s pravnimi osebami, drugačna pa je zgodba pri poslovanju s strankami. Tu se Slovenija uvršča v skupino držav s 15- do 40-odstotnim deležem e-računov v izdanih računih. Družbo ji delajo Velika Britanija, Irska, Islandija, Nizozemska, Švedska in Finska, večji delež izdanih e-računov strankam pa imajo le podjetja v Estoniji, na Norveškem in Danskem.
Ena od držav, ki se podobno kot Slovenija po prisotnosti e-računov giblje okrog zlate sredine, je Španija. Študija družbe Seres je pokazala, da so španska podjetja, ki izdajajo elektronske račune, lani s tem prihranila skupno 458 milijonov evrov in kar 250.000 delovnih ur zaposlenih, pred tem obsojenih na opravljanje dela brez prave dodane vrednosti. V NLB ob tem ocenjujejo, da lahko podjetje, ki namesto na papirju izdaja račune v elektronski obliki, vsako leto ohrani 2720 dreves. Vseh podjetij v EU je skoraj 20 milijonov. Tako hitro postane jasno, da predstavljajo okoljsko neodgovorna podjetja precej večjo nevarnost gozdovom kot nedavni žledolom.