Orodje za pošiljanje e-pošte strankam
Praktično vsako podjetje v svet pošilja e-pošto, bodisi potencialnim strankam, obstoječim strankam ali poslovnim partnerjem. Pošiljanje iz Outlooka ali katerega drugega klienta je neprimerno. Pri večji količini poslanih sporočil lahko le ta končajo v mapi za nezaželeno pošto, omejeni smo pri oblikovanju sporočil, hkrati pa nimamo statistik glede poslanih sporočil. Zato je primerno, da za pošiljanje elektronske pošte uporabimo katero izmed temu namenjenih orodij. Od slovenskih je bolj znan dostavljalec.si, med tujimi pa prevladujejo GetResponse, MailChimp in Aweber, katerega uporabljamo tudi sami. Prednost tujih programov je, da so nekoliko cenejši, je pa pri nekaterih problematično to, da ne podpirajo šumnikov, kar ni problem pri domačih programih. Tu je tudi več opcij za morebitne prilagoditve glede na vaše potrebe.
Orodje za sledenje trženjskim aktivnostim
Tako imenovan CRM (customer relationship management - upravljanje odnosov s strankami) pride v poštev za vsako podjetje, ki na tedenski ravni komunicira z več strankami. Tovrstna orodja omogočajo, da na enem mestu pregledno shranimo vse kontaktne podatke naših strank ter vso preteklo komunikacijo. Hkrati omogočajo tudi pregled prodaj, različne analize uspešnosti trženja, hkrati pa nam lahko služijo tudi kot sistem za opominjanje o nalogah (izredno koristno, če se s stranko zmenite, da jo boste poklicali čez na primer čez 2 meseca) ter v omejenem obsegu tudi za delegiranje nalog med zaposlene. Na slovenskem je zelo prodoren Intrix CRM, v tujini pa je med močnejšimi Highrise, ki ga uporabljamo tudi sami.
Orodje za sledenje opravljenih ur
Količina opravljenega dela v podjetju je pomemben podatek. Kontrola postane še posebej pomembna v trenutku, ko imamo več zaposlenih. Bodisi redno zaposlenih bodisi študentov. To nam namreč omogoča lažji pregled nad delom, lažja plačila, ugotovimo lahko, kateri izmed zaposlenih je bolj učinkovit, morda kateremu izmed sodelavcev bolj ustreza ena naloga kot druga ter ga lahko prerazporedimo ter tako izboljšamo učinkovitost. Eden izmed takih programov je Basecamp, ki ga uporabljamo tudi mi. Omogoča popoln nadzor nad opravljenim delom, med drugim tudi delitev dela po projektih, kar nam omogoča dober pregled.
Program za izdajanje računov in potnih nalogov
Večina podjetij prve račune izda v excelu ali wordu. Od začetka je to sprejemljivo, ko pa količina računov naraste na več kot 10 na mesec, postane zadeva nepregledna, vzame nam tudi čedalje več časa. Zato je smiselno, da razmislite o enem izmed programov za izstavljanje računov. Tako ni potrebno več skrbeti za to, da bo račun računovodsko ustrezen, zaporedne številke bodo vedno prave, hkrati pa ti programi ponujajo tudi dodatne opcije, kot so izstavljanje predračunov, avansnih računov, kreiranje pdf dokumentov ter pošiljanje računov prek elektronske pošte. Najbolj smiselno je, da izberete takšen program, ki omogoča e-računovodstvo. Gre za relativno nov model vodenja računovodstva, kjer je omogočena povezava med podjetnikom in računovodjo. Ko izdate račun v programu ima računovodja takoj dostop njega. Lahko vam sporoči morebitne popravke ali ga sam popravi, kar pa je še bolj pomembno je to, da je račun že v elektronski obliki ter ga ni potrebno ponovno knjižiti. To pomeni prihranek časa, posledično bo račun računovodje nižji. Največja prednost e-računovodstva je, da lahko v vsakem trenutku preverite poslovni izid vašega podjetja. Tako lahko napravite mesečne bilance, preverite ali iz meseca v mesec poslujete pozitivno, koliko dobička imate, hkrati pa tudi preverite neplačnike, iz programa pošiljate opomine ... malo morje možnosti torej. Smiselna je uporaba slovenskih programov. Tuji namreč niso prilagojeni na našo zakonodajo. V naši organizaciji zelo uspešno uporabljamo miniMAX.
Upravljanje elektronske pošte
Z namenom, da bi vaše podjetje delovalo čimbolj resno, vam svetujemo, da zakupite domeno z imenom svojega podjetja ter si uredite elektronski naslov v obliki ime.priimek@podjetje.si. Tako bodo vaše ponudbe delovale bistveno bolj profesionalne, kot če bi jih pošiljali z naslova brezplačnih ponudnikov elektronske pošte. Smiselno je, da poskrbite za primerno arhiviranje, najbolje je, da se vaša baza shranjuje na spletu. Primer take storitve ponuja Rackspace, njihove storitve uporabljamo tudi sami
Poskrbite za varnostne kopije podatkov
Računalniški diski niso 100 odstotno zanesljivi. Si predstavljate kako bi poslovali jutri, če bi se vam danes pokvaril disk? Zelo priporočljivo je poskrbeti za redno izdelavo varnostne kopije podatkov. To lahko storite na različne načine. S presnemavanjem podatkov na pomožne diske ali pa uporabite bolj elegantno rešitev, poslužite se storitve kot je Jungle Disk, ki vam omogoča sinhronizacijo podatkov z diski sodelavcev (prva varnostna kopija) ter hkrati tudi shranjevanje podatkov na spletu (druga varnostna kopija). Še bolj priporočljiva je uporaba storitev v oblaku. V tem primeru se podatki v realnem času shranjujejo na diske na oddaljeni lokaciji, ponavadi je teh lokacij celo več, so ognjevarne in potresno varne ter tako naprej. Pri nas pri tej storitvi prednjači produkt Flip IT.
Naštel sem kar nekaj programov in orodij, ki so za nas v tem trenutku nepogrešljivi. Vse to skupaj gotovo tudi nekaj stane, zato je smiselno o njih razmisliti šele takrat, ko že ustvarjate nekaj prihodkov. Do takrat pa bo potrebno nekoliko improvizirati.
