Po dolgoletnih izkušnjah sem prepričan, da v javni upravi praktično v vsaki stvari dela in odloča preveč ljudi in zato sami sebi otežujemo problem, četudi je lahko rešljiv. V osnovi pa ne funkcionirajo štirje elementi, ki so med seboj povezani in so osnovni princip vsakega delovanja, predvsem takrat, ko so v igri ljudje in njihove usode. Ti elementi so: organizacija, komunikacija, zaupanje in odgovornost. Pa pojdimo po vrsti.

Brez kvalitetne organizacije še tako dobro zamišljen projekt ali dobro namazan stroj ne deluje. To je najpomembnejši dejavnik. Vodja, predstojnik, tako oddelka, direktorata ali minister, bi moral na začetku postaviti pravila igre, kdo bo kaj delal, na kakšen način se bo delalo, kakšni rezultati se pričakujejo, kakšni bodo terminski plani, kakšna bodo razmerja v medsebojnih odnosih oziroma hierarhija, skratka kakšna stopnja korektnosti v medsebojnih odnosih bo veljala. Vsak oddelek ali upravna enota mora biti združena tako, da so pisarne blizu drugi drugi, da je delavec v pisarni sam ali, če drugače ne gre, največ dva. Tako se ohranja zasebnost, pa čeprav gre za javne storitve. Znan mi je primer, da so združili tri pisarne tako, da so prebili vmesne stene, in tako se sedem ali osem žensk opazuje med sabo, spremlja telefonske pogovore, odhajanja iz pisarne in sploh vedo vse o vseh. To ustvarja določeno napetost in ni si težko predstavljati, kakšna stopnja živčnosti in tihega sovraštva vlada med njimi.

Je potem sploh kaj čudnega, če so bolniški izostanki dokaj pogosta in običajna praksa? Sam ne verjamem v prav visoko učinkovitost znotraj takih razmerij, saj ti ljudje ves svoj delovni čas trpijo in težko prenašajo drug drugega. Nujno je, da vodja oddelka ali ustanove vzpostavi določeno hierarhijo in natančno razdeli naloge po vnaprej določenem planu oziroma konceptu. Umetno brezdelje oziroma pomanjkanje koncepta nujno vodi v apatično stanje, ki ni nič drugega kot tek na mestu, veslanje na zasidranem čolnu.

Sestanki, njihova pogostost in neučinkovitost na drugi strani so običajna stvar, ki jo vsi jemljemo kot samoumevno in nevprašljivo. Vendarle se problem generira iz nesposobnega vodje, ki bi moral imeti natančno začrtan cilj in jasno vizijo ter prioriteto projektov, ki morajo biti natančno opredeljeni s terminskimi omejitvami. Na to se nujno lepi ažurnost.

Zgodi se, da pride dokument iz vodstva, v katerem zahtevajo, da se zadeva reši v dveh urah, do dvanajstih najkasneje, ker je zelo nujno. Iz dokumenta pa se jasno vidi, da je prišel v hišo že pred nekaj tedni. In tako živimo in delamo iz trenutka v trenutek in vse se vedno mudi. Dekleta tekajo iz pisarne v pisarno, petke ropotajo, sliši se sopenje in dihanje, občuti pa nervoza in histerija. Vse pa zato, da se ustvarja vtis nujnosti in pomembnosti.

Bomo, saj bomo kmalu…

Drugi problem je komunikacija. Za učinkovito, ažurno in ekspeditivno delo morajo ljudje med seboj komunicirati čim bolj neposredno. Računalniška tehnologija nas je naredila manj osebne, manj neposredne. Sporočila si pošiljamo iz pisarne v pisarno po elektronski pošti, ki se jo odpira, lahko pa tudi ne. Nato se po telefonu sprašujemo in iščemo dokumente, ki se kaj radi izgubijo. Ko pripravimo kopijo, se čudežno najdejo itn. Odgovori in odzivi so klasični in predvidljivi. Bomo, saj bomo kmalu, se pravi čim prej, takoj ko bo mogoče. Imamo preveč dela in ta trenutek žal ne moremo. Potem si prav taisti ljudje vzamejo petnajst minut ali pol ure, da razložijo vsakemu, ki jih je voljan poslušati, koliko dela imajo in kako so preobremenjeni, če ne verjamete, pa poglejte, tule prosim. Seveda pa je bilo treba na vsakem delovnem mestu, ki so ga nekoč zapustili, zaposliti vsaj tri ljudi, pa jim še ne gre.

Skeptičen sem do tovrstnih razlag, saj ni logično, da prezaposlen človek najde čas za dolgovezno razlago o tem, kar ga tišči. Sam menim, da je to predvsem problem slabe osebne organiziranosti, ki pa je včasih vezana na organizacijo vsega oddelka, da ne rečem ministrstva.

Običajno dodajo tudi podatek, da so bili v zadnjih nekaj tednih skoraj vsak dan v službi do šeste ure zvečer in da tega nihče ne vidi, kaj šele ceni. To pomeni, da ti ljudje delajo po dvanajst ur na dan in vtis imam, da je problem dvanajsturnega sedenja v pisarni stvar nesposobnosti. Izvzemam ljudi, ki imajo več zadolžitev zunaj ministrstva, vendar gre tu bolj za vodilne kadre kot ne.

Tu gre seveda za strategijo, ki pa je začuda precej uspešna. Gre pa takole. Zaposleni mora ves čas, tudi nekaj let, če je treba, govoriti o enem in istem problemu: s tem se doseže preprost, a učinkovit učinek, da se ga ostali prej ali slej naveličajo in ga nihče več ne posluša, kar pomeni, da ga tudi nihče več ne spremlja pri njegovem delu. A končno so vsi prepričani, da je v resnici zaposlen preko svojih moči in energije. Je pa še druga možnost, in sicer, da se izgovarjaš na ljudi, ki so pri tem projektu delali pred teboj. Tako se pavšalno nakaže, koliko problemov so nam pustili, kakšno nepreglednost, skratka kako naj se človek znajde v tem neredu in nestrokovnosti.

V javni upravi se pogosto in kaj rado spreminja pravila. To, kar je veljalo pred mesecem, je po novi odredbi ali uredbi zdaj drugače, in ko naredimo po novem, je vse spet rdeče prečrtano, da spet ni prav. Pa se prilagodimo in tedaj že velja staro pravilo, ker se je medtem izkazalo, da nova uredba ni ustrezala nekemu drugemu zakonu. Da ne omenjam projektov, ki se jih pripravlja po nekaj mesecev, nakar se zamenja vodja oddelka, direktor ali minister, ki postavi druge prioritete in gre vse dotedanje delo v nič…

Ne rečem, da do tega nimajo pravice, pa vendarle, kako naj človek dela z veseljem, če se od danes na jutri ne ve, ali bodo načrti še vedno isti kot doslej. Dokler ne bo prišel nekdo novi in vse razdrl; skratka kontinuiteta precej trpi. Tako ni čudno, da se kaj lahko pojavi pomislek, da je javna uprava sama sebi namen. Tu pridemo do tretje točke, to je zaupanje.

Če osnovni koordinati organizacije in komunikacije ne funkcionirata, si tudi ljudje ne zaupajo tako, kot bi bilo potrebno za učinkovito delo. Zato ves čas skušajo dobiti pismeno zagotovilo, da so svoje delo opravili, in še rajši, da niso kompetentni za prav to konkretno nalogo. Na vse to pa se veže tudi odgovornost, ki je problem osebnega odnosa do dela, do projekta...

A kje tiči srž problema nesprejemanja odgovornosti? Morda v sprejemanju avtoritete?! Vodja je tisti, ki mora vzpostaviti avtoriteto, ki pa mora biti sprejemljiva za čim širši krog ljudi, s katerimi sodeluje. Kajti kdo pa je pripravljen sprejeti odgovornost vnaprej, če ve, da osnovni načini dela in pravila igre ne držijo. Glede tega imam rešitev, ki jo ves čas prakticiram in se je doslej še vedno izkazala kot uspešna. Nujno je tesno sodelovanje med ljudmi na osebni ravni. Pošten, korekten odnos in stalna komunikacija, ki se ne sme pretrgati.

V praktičnem smislu to pomeni, da dnevno permanentno gojim stike z najožjimi sodelavci z različnimi pogovori, čeprav niso vedno strogo strokovne vsebine. Gre tudi za osebne, privatne probleme, kolikor jih pač ljudje želijo razkriti. In če je stopnja zaupanja visoka, tudi dana beseda nekaj velja. To pa je temelj vsega, od osnovnega pogovora do končne izvedbe projekta.

Na ministrstvih pa se ves čas kontroliramo vsi med seboj, tako z več ljudmi v eni pisarni, z videonadzorom, registriranjem pri vstopu in izstopu z ministrstva.

Celo ljudje z doktorati se ukvarjajo s kontrolo sodelavcev, z njihovim registriranjem in podobno. Evidentiranje in prisotnost na delovnem mestu sta pomembnejša od dela samega. Tisti, ki prebije dan po hišnih pravilih, je dober delavec, odličen uradnik, čeprav ne da od sebe nobene ideje, pobude ali angažiranosti.

Potrebne so voditeljske sposobnosti

Kreativni ljudje so v osnovi moteči v državni birokraciji, zelo rado se jih lovi na banalne napake. Soočajo se z malodušjem večine, njihove projekte in ideje pa ustavlja administrativno tehnično osebje, ki tako kaže svojo dejansko moč.

Sam sem že predlagal, da bi poskusno ukinili kartice in registriranje prihodov in dohodov, vendar s pogojem, da vsi štirje elementi, ki sem jih naštel, brezhibno delujejo. Če bi po šestih mesecih več kot polovica zaposlenih ocenila, da se stanje ni izboljšalo ali pa da je učinkovitost padla, se bi sistem nadzora vrnil v prejšnje okvire. Prepričan sem, da bi se učinkovitost povečala, ker bi ukinitev formalnih nadzorov sprostila odnose. Končno gre za fakultetno izobražene ljudi, od katerih se pričakuje določena stopnja zrelosti in odgovornosti. Sedanji nepotrebni nadzor je neka oblika mobinga, ki ne more učinkovati pozitivno. Gre torej za nadzor in posledično kaznovanje, ki naj zagotovi temeljni red. Zato delo in učinkovitost nista v prvem planu.

A človek si pa le domišlja, da je tu zato, da bi koristil ljudem, ki si sami ne morejo ali ne znajo pomagati. Torej gre za izboljšanje njihovega socialnega položaja. In če kdaj postavim vprašanje, kaj bodo od tega zakona ali onega nacionalnega programa imeli preprosti, morda neuki ljudje, invalidi, starejši in skupine, ki so ogrožene v svojem socialnem položaju, osnovni eksistenci, me zavrnejo, da je treba gledati na to bolj strateško, bolj dolgoročno, predvsem v smislu nacionalnih interesov, izvajanja določenih socialnih programov, skratka delovanja države v najširšem smislu.

Če torej strnemo, lahko ugotovimo, da so sistem ljudje. Posameznik, ki deluje znotraj sistema, živi v statvah nekih pravil, dogovorov, ki jih moramo spoštovati v smislu hierarhije odnosov. Ali so smiselna, ali so logična, ali se z njimi strinjamo ali ne? Kje je tu vloga posameznika, človeka, ki čustvuje, ki razmišlja, ki hoče delati dobro, učinkovito? Ali je stvar rešljiva in kako, če je?

V očeh ljudi, ki gledajo na državne uradnike kot na dobro plačane lenuhe in ne morejo verjeti v zapletenost in kompleksnost javne uprave, izpadem kot nekdo, ki jim pripoveduje vice, če povem kakšen detaljček iz našega vsakdana. Sam sem prepričan, da dober vodja zna urediti odnose in voditi svoje ljudi do uspešnih zaključkov. Vendar mora biti to oseba, ki misli hitro in hitro sprejema racionalne odločitve. Zato mora imeti voditeljske sposobnosti.

Naš svet in pravila medsebojnosti pa kroji politika, saj živimo v demokratičnem sistemu, in tu imamo vsi nekakšne pravice sprejemati in pristajati na nesmisle. Demokracija nam omogoča tudi to, da se lahko vsi pogovarjamo o vsem, z neznosno lahkostjo sprejemamo funkcije, dosti težje pa odgovorne odločitve, ki imajo dolgoročne posledice in koristi za ljudi.