Poleg analize številk si v začetku tedna, tako kot danes, vzamem čas, da si pripravim »TO DO« seznam za tekoči teden. Vsakič znova je to priložnost, da si v miru uredim misli, zbrano pregledam, kaj vse me čaka v naslednjih dneh (v nekaterih primerih tudi v naslednjih tednih ali mesecih) in da vse aktivnosti iz seznama tudi ustrezno prioretiziram.
Na temo organizacije časa, izdelave »TO DO« seznamov, produktivnosti, izvedbi planiranih aktivnosti itn., obstaja nešteto knjig in priročnikov. Sam ne delam tega neposredno po kateremkoli priročniku, čeprav verjamem, da je bil že zdavnaj napisan tudi priročnik, ki opisuje način priprave »TO DO« seznama, kot ga izvajam sam (le da mi ga ni uspelo prebrati doslej :) ). Verjamem pa, da je organizacija časa in izvedba vseh zadanih aktivnosti izjemno pomembna za uspešnost posameznika in je tudi ena izmed razlik med dobrimi in manj dobrimi menedžerji in podjetniki. Izkušnje so me namreč naučile, da si lahko res dober menedžer in podjetnik (ter tudi sodelavec) le takrat, kadar obljubiš tisto, kar tudi res izvedeš. Tudi zato je priprava »TO DO« seznama eno izmed ključnih orodij za opravljanje mojega dela.
Seznam pričnem sestavljati tako, da zapišem vse stvari in opravke, ki jih imam odprte in bi jih moral v doglednem času zaključiti. Pomembno mi je predvsem to, da res zapišem prav vse odprte zadeve, ne glede na to kako nepomembne se zdijo na prvi pogled. Pri tem si pomagam tako s pregledovanjem odprtih / neprebranih mailov, koledarja, prejšnje iteracije »TO DO« seznama ipd. Ko imam seznam aktivnosti napisan, se lotim prioretiziranja posameznih aktivnosti, pri čemer si postavljam dve vprašanji – kako nujna je posamezna aktivnosti in kako pomembna je. Za določitev nujnosti aktivnosti je seveda ključen datum, do kdaj mora biti aktivnost izvedena. Na določitev pomembnosti pa vpliva več faktorjev – od tega, ali je določena aktivnost povezana neposredno z našimi strankami (glede na to, da posvečamo kakovosti storitev na mimovrste>) veliko pozornost, imajo te aktivnosti pri meni absolutno prednost), ali je povezana z zakonskimi zahtevami in tudi kakšna dodana vrednost (v EUR) je povezana z aktivnostjo.
Ko je prioretizacija za mano, sledi naslednji korak – čez aktivnosti grem eno po eno in si za posamezno aktivnost rezerviram čas v koledarju – nekatere izmed njih lahko skoraj vedno izvedem tudi v sklopu rednih sestankov in zadolžitev, ki jih imam že zabeležene v koledarju. Koledar in opomniki so tako na koncu tisto orodje, ki ga uporabljam na vseh digitalnih napravah in ki mi pomaga, da imam aktualen »TO DO« seznam stalno pred sabo in lahko opravljene aktivnosti tudi sproti »odkljukam«, hkrati pa imam pred očmi stalno tisto, kar me še čaka. Tako tudi res poskrbim, da izvedem vse, kar sem si zadal.
Prepričan sem, da ni napačnih načinov organizacije časa, dokler se tega posameznik loteva zbrano in na urejen način, a mora potem predvsem poskrbeti, da aktivnosti, ki jih je načrtoval, tudi dejansko izvede – plan brez izvedbe pač ni dosti vreden.
Tako, moj tedenski »TO DO« seznam je pripravljen in v veselje mi je, da se tokrat v njem najde tudi aktivnost pisanja podjetniškega dnevnika.
