Med najpogostejšimi storitvami, ki jih urejamo na upravnih enotah, je registracija vozila. Vodja referata za izdajo vozniških in prometnih dovoljenj na upravni enoti Ljubljana Darja Izlakar opozarja, da mora po novem lastnik avtomobila sam hraniti originalne papirje o registraciji, in sicer vsaj 10 let. Nekoč so jih obdržali na upravni enoti, zdaj pa tam ostajajo samo kopije. Zgolj zaradi preverjanja vestnosti sicer potrdil od lastnikov ne bo zahteval nihče, lahko pa jih bodo lastniki potrebovali kot dokaze v kakih kazenskih postopkih, pojasnjuje Izlakarjeva.

Ni treba posebej poudarjati, da moramo potni list, osebno izkaznico in vozniško dovoljenje hraniti do preteka veljavnosti ali do preklica. Po izgubi bomo za nove morali plačati dvojno takso, če se izkaže, da z njimi nismo skrbno ravnali, pravi vodja sektorja za upravne notranje zadeve na upravni enoti Ljubljana Bojan Arh.

Potrdila za obveznosti, ki jih naloži sodišče, je najbolje kar za vse večne čase pripeti k sodbi in shraniti, predlaga Marinka Valentinčič z oddelka za prekrške na okrajnem sodišču v Ljubljani. Dokumente sicer v njihovem arhivu hranijo pet let, stranka pa naj jih obdrži zato, da bo poravnane račune lahko dokazala ob morebitnih napakah. Enako je s kaznimi, ki nam jih naloži policija, na primer za prometne prekrške.

Napake v evidencah in knjižbah se tudi v dobi računalnikov in digitalizacije lahko pojavijo, opozarjajo sogovorniki. V takšnih primerih bo človek najlažje dokazal z originalno položnico, da je dolg, za katerega ga ponovno terjajo, že plačal. Plačila se da v večini primerov dokazovati tudi na banki, a če to ni mogoče, je treba obveznosti, ne glede na to, kako visoke so, poravnati še enkrat.

Ali položnice in potrdila sistematično shranjujemo, je bolj ali manj odvisno od naše siceršnje redoljubnosti. Zelo vestno pa državljani hranimo "papirje z davkarije", pravi vodja službe za stike z javnostjo na davčni upravi Iztok Verdnik. Fizične osebe morajo dokumentacijo, ki vpliva na njihovo davčno obveznost, hraniti najmanj pet let po poteku leta, na katero se nanaša. Ta zakonska določba zadeva vse davčne obveznosti fizične osebe in ne le dohodnine.

Za "davkarijo" je to varovalka, da na podlagi morebitnih novih podatkov o zavezancu, ki prispejo po izdaji odločbe, lahko spremeni njegovo davčno obveznost, pojasnjuje Verdnik. Če je nekdo prejemal honorar iz tujine (tovrstni podatki lahko do davčne uprave pridejo z zamudo) in ga ni navedel v napovedi dohodnine, bo morda moral doplačati dohodnino. Lahko pa ima dokaze, da je bila dohodnina že poravnana kako drugače.

Če nimamo dokazov, da smo davčne obveznosti poravnali, bomo to morali storiti še enkrat, namen zakonske obveze po shranjevanju dokumentov pojasnjuje Verdnik. Ljudje, pri katerih gre za večje zneske, pa so, če nimajo dokazov, še bolj v nezavidljivem položaju, saj jih lahko osumijo tudi utaje davkov ali pranja denarja.