Vsak voditelj bo lahko v več kot sto let staro knjižnico Bibliotheque Solvay, ki je eden najlepših belgijskih primerov arhitekturnega eklekticizma, pripeljal le enega svetovalca. Ti bodo sicer med srečanjem, ki bo trajalo približno od 10. do 16. ure, v ločeni sobi. Povabljena sta tudi predsednik Evropske komisije Jose Manuel Barroso in visoka zunanja predstavnica EU Catherine Ashton.

Voditelji bodo v tem intimnem vzdušju govorili predvsem o novi razvojni strategiji EU 2020, podnebnih spremembah in pomoči Haitiju. Neformalno ozračje naj bi spodbudilo več iskrene interakcije med voditelji, kar EU po mnenju poznavalcev krvavo potrebuje, da bi lahko na vrhu sprejemala potrebne strateške usmeritve in da ne bi bili njihovi pogovori sestavljeni zgolj iz 27 monologov, ki izzvenijo v prazno.

Prvi stalni predsednik EU Van Rompuy, od katerega se pričakuje, da bo igral vlogo posrednika pri sklepanju občutljivih kompromisov med državami članicami EU, naj bi tako poskušal reformirati delo Evropskega sveta, tako da bi se utrdil pristop od zgoraj navzdol, torej da bi na vrhu sprejemali ključne strateške smernice, ki bi jih nato nadgradili na nižjih ravneh pod nadzorom vrha.

Režija četrtkovega neformalnega vrha sicer spominja na vrh unije, ki ga je gostil tedanji britanski premier Tony Blair konec oktobra 2005 v palači Hampton Court, kjer je v 16. stoletju živel Henrik VIII. Srečanje v Hampton Courtu po mnenju poznavalcev EU velja za vrh, kjer so bile v resnično neformalnem vzdušju sprejete pomembne strateške odločitve glede nove finančne perspektive, priseljevanja in globalizacije.

Sicer pa je tudi Van Rompuy znan po tem, da se je kot belgijski premier s svojimi ministri rad sestajal v neformalnem vzdušju na oddaljeni lokaciji v nekdanjem samostanu Val-Duchesse v predmestju Bruslja. Grad Val-Duchesse se je sicer omenjal tudi kot lokacija za četrtkov vrh, vendar so na koncu izbrali staro knjižnico, ki je z logističnega vidika bolj praktična - zaradi lažjega dela tolmačev in ker je bliže tradicionalnemu shajališču voditeljev EU.

Preostali člani delegacij in novinarji bodo ostali v stavbi Justus Lipsius, kamor bodo voditelji EU po koncu vrha prišli na novinarske konference. V knjižnico in tudi nekaj sto metrov iz knjižnice v Justus Lipsius se bodo voditelji peljali v močno varovanem spremstvu, s čimer se želi belgijska policija izogniti incidentu, kakršen se je zgodil na decembrskem vrhu, ko so aktivisti Greenpeacea vdrli na rdečo preprogo, rezervirano le za voditelje.