Ste se kdaj vprašali, kaj se zgodi z dopisom ali vlogami, ki jih naslovimo na katero od slovenskih sodišč? Od konca junija vsako sodno pisanje najprej prispe v Centralni dokumentacijski digitalizacijski center (CDDC), od koder se za vse fizične pošiljke začenja sledljiva pot. »Gre za nujen korak k celovitemu elektronskemu poslovanju v sodstvu,« je ob odprtju CDDC poudaril Damjan Orož, vrhovni sodnik in predsednik Vrhovnega sodišča Republike Slovenije.
Prostori CDDC domujejo v stavbi na Ljubljanski cesti v Celju, gre pa za organizacijsko enoto vrhovnega sodišča, ki bo odslej osrednja nacionalna enota za digitalizacijo pisanj, naslovljenih na sodišča. V CDDC bodo digitalizirali vsa vhodna pisanja, povratnice in druge dokumente, ki so naslovljeni na slovenska sodišča. Centralizacija bo zagotovila hitrejšo razpoložljivost digitalnih kopij v informacijskih sistemih sodstva ter omogočila njihovo ponovno uporabo in takojšnjo dostopnost digitaliziranih dokumentov. Vzpostavitev CDDC, skupaj z možnostjo vlaganja in vročanja po elektronski poti, omogoča centralizirano, standardizirano in certificirano digitalizacijo, kar predstavlja ključen gradnik celovitega elektronskega poslovanja v sodstvu. »Pravosodje mora slediti spremembam časa in odprtje CDCC bo pomembno prispevalo k postopnemu prehodu slovenskega sodstva v digitalno okolje. V Sloveniji na leto na sodišča prispe približno dva milijona vlog, in to v fizični obliki. Ta center pa pomeni novo poglavje pri upravljanju sodne dokumentacije in posodabljanju pravosodja,« je ob odprtju pojasnil Orož.
Da digitalizacija ni sama sebi namen, je povedal minister za pravosodje Mihael Zupančič. »Ta center mora razbremeniti zaposlene, izboljšati dostopnost podatkov, povečati varnost dokumentacije in omogočiti učinkovitejše delo sodišč,« je dejal minister. Kako konkretno bo potekalo delo na CDDC, kjer je trenutno zaposlenih 27 ljudi, a jih nameravajo do konca leta zaposliti skoraj še enkrat toliko, je povedala vodja centra Polona Kidrič. Težav z iskanjem ustreznih kadrov do zdaj niso imeli, saj je na razpis za 22 delovnih mest prispelo okoli 150 vlog.
Vsaka pošiljka dobi črtno kodo
»Slovenska sodišča vsako leto prejmejo približno dva milijona fizičnih pošiljk, katerih obdelava je bila doslej razpršena po posameznih sodiščih. Glavni cilj centra je poenotiti in standardizirati obdelavo vhodne pošte ter zagotoviti enak, strokoven in sledljiv postopek za vse sodne pošiljke. Poleg velike količine dokumentov predstavlja poseben izziv tudi njihova raznolikost.
Na sodišča še vedno prihajajo dokumenti različnih formatov, od običajnih listov formata A4 do obsežnih gradbenih elaboratov velikih dimenzij. Pogoste so tudi lastnoročno napisane vloge, ki jih sodišča prejemajo še danes. Pošta v center prispe že predhodno razvrščena po posameznih sodiščih. Manjša sodišča praviloma prejmejo eno transportno škatlo, večja pa več. Takšna organizacija omogoča hitrejši začetek obdelave, saj dodatno razvrščanje ni potrebno,« je razložila Kidričeva. Prvi korak je pregled pošiljk in izločitev tistih, ki so osebno naslovljene na posamezne sodnike. Takšne pošiljke ostanejo zaprte in se evidentirajo brez odpiranja. Sledi odpiranje kuvert z uporabo dveh visoko zmogljivih naprav, ki ovojnice odpirata z veliko natančnostjo. To je pomembno, saj so na ovojnicah pogosto podatki, ki jih sodišča potrebujejo za nadaljnjo obravnavo zadev. Na delovnih postajah zaposleni iz pošiljk odstranijo kovinske sponke in druge elemente, ki bi lahko ovirali skeniranje. Če so vlogam priloženi nosilci podatkov, kot so cedeji ali ključki USB, jih shranijo v posebne ovojnice in priložijo obrazec, ki sodišče opozori na njihov obstoj. Vsaka odprta pošiljka nato prejme svojo črtno kodo, ki predstavlja identifikacijo in omogoča popolno sledljivost dokumenta skozi celoten postopek obdelave. Tako pripravljene pošiljke se v transportnih škatlah premaknejo v prostor za digitalizacijo, kjer jih zaposleni skenirajo, dokumenti pa postanejo dostopni v obliki datotek PDF. »Pred dokončnim prenosom v informacijski sistem sodstva sledi še postopek validacije, pri katerem se preverita ustreznost vseh podatkov in kakovost digitalizacije. Šele po uspešno opravljeni kontroli se dokumenti z enim klikom prenesejo v sodni informacijski sistem, kjer so takoj na voljo za nadaljnjo obravnavo. A tudi fizični dokumenti po digitalizaciji ne bodo ostali v našem centru, temveč jih bomo zložili v transportne kartonske škatle in jih vrnili na matična sodišča. Ob prevzemu bodo zaposleni na sodiščih s skeniranjem črtne kode potrdili prejem, s čimer bo zagotovljena popolna sledljivost tudi fizičnih dokumentov, krog pa bo s tem sklenjen,« je še povedala Kidričeva.
