Slovenska podjetja svoje predstavitve na sejmih in razstavah doma in v tujini izvajajo z zelo raznoliko vsebnostjo lastnega oziroma pogodbenega dela.
Nekatera velika, homogena podjetja so nekdaj z lastnimi, hišnimi agencijami obvladovala vse dejavnosti predstavitve na sejmih. Danes pa večinoma vsa najemajo tudi ali celo izključno le zunanje, pogodbene sodelavce, menijo strokovnjaki na JAPTI-ju.
Pogodbene sodelavce bodisi najemajo za posamezne faze načrtovanja in izvajanja sejemske predstavitve bodisi ti s svojim delom zagotavljajo kompleksnejše in celovitejše izvajanje komunikacijskega spleta.
Pogodbeni sodelavci lahko pomagajo pri: izbiri ustreznega sejma (kot posamezni svetovalci ali kot agencija polnega servisa), prijavi razstave in drugem urejanju zadev z organizatorjem sejma (kot specializiran servis, kot predstavništvo sejma v Sloveniji, kot agencija polnega servisa), oblikovanju sejemske stojnice (kot posamezni projektant v Sloveniji ali kraju, kjer je sejem, kot agencija polnega servisa), postavitvi in podiranju sejemske stojnice (kot podjetje za izvajanje razstavnih prostorov doma ali v tujini, kot agencija polnega servisa), opremljanju sejemskega prostora, prevozu, špediciji, carinjenju in zavarovanju, pri prevzemu in skladiščenju blaga (kot posamične specializirane inštitucije za te storitve, kot agencija polnega servisa), pripravi sejemskih gradiv, ki jih potrebuje razstavljalec, na primer prospektov, video filmov, gradiv za novinarje, poslovnih daril... (specializiran izvajalec posameznih orodij, agencija polnega servisa), pripravi dogodkov na razstavnem prostoru, na primer prikazov delovanja, nastopa folklorne skupine, projekcije na video steni, izboru in šolanju hostes (posamične specializirane hiše, agencija polnega servisa), pripravi in izvedbi vseh vrst oglaševanja, ciljni e-pošti ipd. (specializirane agencije, agencije polnega servisa)…
Kot vidimo, je niz možnosti za najemanje podjetij in posameznikov. Kaj bomo najeli, je seveda suverena odločitev vsakega razstavljalca posebej.
Vedeti pa moramo, da so stroški domačega dela le malo nižji od najetega, če upoštevamo posamezno enoto sejemske predstavitve. Pa še to le na račun boljšega poznavanja notranjih razmer in načrtov podjetja, dostikrat tudi na račun manjše kreativnosti.
Zunanjim izvajalcem so praviloma bolj poznane razmere pri posamičnih sestavinah sejemske predstavitve. Agencija polnega servisa ima še to dodatno prednost, da poleg obvladovanja vseh (ali skoraj vseh) sestavin - razstavo pripravi in izvede "na ključ" - za podjetje opravi tudi vse načrtovalsko delo in sproti koordinira izvedbo posameznih sestavin sejemske predstavitve.
Pri nas imamo pogodbene izvajalce vseh navedenih kategorij. Najpogostejši so izvajalci razstavnih prostorov z lastno, sistemsko sejemsko konstrukcijo in morda še s svojim oblikovalcem. Zelo redke pa so prave agencije polnega servisa, ki so sposobne z lastnimi sredstvi in osebjem enakovredno zagotavljati vse sestavine trženjskega spleta.
Ko smo spoznali trženjski načrt podjetja, postavili komunikacijske cilje in spletli komunikacijske instrumente, bomo začeli načrtovati razstavo.
Načrtovalci sejemskih predstavitev uporabljajo različne postopke in orodja pri določanju, katerega sejma se udeležiti - pa naj gre za osebni obisk sejma ali za razstavljanje na njem. Skrbna izbira je potrebna zato, da se razstavljanje ne bi sprevrglo v polomijo. Do te lahko pride iz različnih razlogov: sodelovanje na sejmu ni del širših trženjskih načrtov, cilji nastopa na sejmu niso jasni ali pa sploh niso postavljeni (včasih se podjetje sejma udeleži iz preprostega razloga, ker tam še ni bilo ali ker se ga udeležuje že od nekdaj), tematika sejma ni primerna za izdelke, ki jih razstavljamo, ali pa zanje ni primeren trg, slab obisk sejma, malo pridobljenih informacij, slab način razstavljanja in drugo.
