Kaj pravzaprav pomeni upravljanje časa. Doing the right things and doing the things right, pravijo Američani, kar pomeni delati prave stvari in delati jih pravilno. Čas je ena najdragocenejših dobrin, zato je treba z njim skrbno gospodariti. Nauk o tem, kako, izhaja iz ekonomske znanosti. Po njej naj bi čas upravljali podobno kot podjetje in se držali enakih petih korakov. Najprej si je treba zastaviti cilj, nato načrtovati, se odločiti, odločitev izpeljati in zatem nadzorovati izpeljano. Uspeh vsakega upravljanja stoji in pade z načinom vodenja. Če je ta uspešen, lahko iz njega izhajajo zadovoljstvo, motivacija in storilnost, če ni, povzroči nasprotja omenjenega. V menedžmentu je zato osrednje vprašanje, kako upravljam svoja sredstva, in v primeru upravljanja časa, kako upravljam tega in samega sebe.

Koliko časa porabim za kaj

Prvi korak k uspešnemu upravljanju časa je tedenski zapis naše porabe časa. To pomeni, da si vsak dan do pol ure točno zapišete, katerim dejavnostim ste namenili svoj čas. Da ne bo prezapleteno, jih razdelite na nekaj kategorij, kot so na primer spanje, delo ali služba, družina, gospodinjstvo, prijatelji, šport ipd. Če vam čas uhaja iz rok tudi na delovnem mestu, lahko uberete enak sistem. Zapišite si, koliko časa ste porabili za sestanke, koliko za telefonske pogovore in koliko časa ste zbrano delali. Pri zapisih bodite iskreni in natančni. Če ste zapisali, da ste za šport porabili dve uri na dan in ste od tega tekli le eno uro, drugo pa klepetali s svojo sosedo, si s takšnim zapisom ne boste mogli kaj dosti pomagati. Kot tudi ne, če ste zapisali, da ste za sestanek porabili uro in pol, vendar ste od tega izgubili vsaj pol ure, ker ste ostali zaprti v pokvarjenem dvigalu.

Kje ga porabim preveč in kje premalo

Naslednji korak k boljši izrabi časa je analiza zapiskov. Poglejte, za kaj porabite največ časa. Največkrat sta to spanec in delo. Najbolj zanimive pa so gotovo tiste postavke, ki vas bodo presenetile in vam pokazale, da se sicer napačno ocenjujete, kar najpogosteje vodi k stresu. Koliko časa porabim za delo, koliko časa ostane neizrabljenega in ali imam dovolj časa za sprostitev, so vprašanja, na katera morate odgovoriti z analizo. Hkrati je treba premisliti, za katere dejavnosti bi radi imeli več časa, s katerimi ga po nepotrebnem porabimo preveč, kaj so razlogi za to in pri katerih dejavnostih ga lahko prihranimo. Pri načrtovanju našega dne lahko morda v banko in trgovino skočimo na poti iz službe domov, namesto da se popoldne znova peljemo v mesto. Če za likanje porabite dvakrat več časa kot izurjena roka in je ura vašega poklicnega dela plačana dvakrat več kot ura likanja, srajce odnesite v čistilnico in sedite za računalnik. Če vam sestanki v službi po nepotrebnem vzamejo preveč časa, ker se na njihovem obrobju govori še o vsem drugem kot o dnevnem redu, jih v prihodnje načrtujte natančneje in v tem smislu vplivajte tudi na svoje kolege. Analiza pomeni ugotovitev dejstev, definiranje problema in iskanje rešitve. Poiščite tako imenovana časovna okna, ki nastanejo znotraj časa, predvidenega za določeno dejavnost, in ostanejo neizkoriščena. S pravilnim načrtovanjem in organizacijo je mogoče v teh oknih opraviti še marsikaj. Kljub temu ne pozabite na osebne potrebe, te imajo dolgoročno primaren pomen. Nekateri ljudje potrebujejo osem ur spanca na dan, drugim so štiri popolnoma dovolj. Če bodo zaspanci vstajali štiri ure prezgodaj, jih bo po mesecu dni zvilo in prihranjeni čas bodo lahko prebili v bolnišnici.

Postavite si cilje

Kratkoročne, srednjeročne in dolgoročne. Dolgoročni cilji vam bodo začrtali smer, v katero se želite razvijati, ter vplivali tudi na vaše srednjeročne in kratkoročne cilje. Če želite v dveh letih na primer teči maraton v New Yorku, morate med svoje srednjeročne cilje vpisati izboljšanje telesne pripravljenosti, med kratkoročne pa tek in šport štirikrat na teden. Če želite v določenem času postati doktor znanosti, bodo vaši srednjeročni in kratkoročni cilji opredeljeni s študijem, raziskovanjem in pisanjem disertacije. Če hočete v dveh letih postati šef oddelka in v šestih letih šef podjetja, boste največ energije vložili v svoje delo, mreženje in marketing lastne znamke, manj pa v pitje kave s kolegi. Postavite si približne časovne okvire, v katerih naj bi cilje dosegli, in od časa do časa preverjajte njihovo uresničevanje. Včasih se sploh ne zavedamo, da smo že dosegli katerega od svojih ciljev, pogosto jih je več, kot smo si mislili. To je dobro za samozavest in daje spodbudo za doseganje naslednjih ciljev. Nikjer ne piše, da se cilji ne smejo spreminjati. Tako kot se spreminjamo ljudje, se spreminjajo tudi cilji. Zato razmislek o tem, koliko so nam cilji, ki smo si jih zastavili, še pomembni, lahko pokaže, da so nekateri za nas povsem izgubili svoj pomen, spet drugi so postali manj pomembni in tretji so se prerinili v prvo vrsto. Če so se pojavile nove možnosti, nove ideje in novi načrti, se jih najprej lotite s svinčnikom in listom papirja v roki ter začnite načrtovati svojo porabo časa. Najprej zapišite dolgoročni časovni načrt, drugi je tedenski in tretji je tisti s seznamom Kaj moram narediti danes. Zanj boste morda porabili 5 do 15 minut na dan, po vsej verjetnosti pa vam jih bo prihranil veliko več.