Zanesljivo je pogum glavni motor uspeha. Vedno ga povezujem s športom. Vrhunskih rezultatov naši športniki zanesljivo ne bi dosegli, če se že v rani mladosti ne bi prvi zjutraj dvignili iz tople postelje in se pognali trenirat v hladno, sveže jutro, medtem ko so vrstniki še spali. Če želimo v gospodarstvu doseči zavidljivo visoke rezultate – kot naši športniki – je najbolje, da se zgledujemo kar po njih.
Rekreativni tek na dolge proge ima odlično strategijo, ki jo velja posnemati. Usmerjeni so v širino in mladino; maraton pritegne ogromno Slovencev (širina) in se začne z Lumpi tekom (mladina). Mladina je zanesljivo najpogumnejša, saj izkušnje, ki jih človek z leti zgradi v glavi, podzavestno pogosto jemljejo korajžo.
Špičaki smo recimo takoj po ustanovitvi Špice pred 35 leti začeli razstavljati na največjem evropskem sejmu informatike CeBit v Hannovru. Če danes pomislim, to ni bila zelo racionalna odločitev. Hkrati smo imenu dodali podaljšek International, s katerim smo svetu dali vedeti, da želimo uspeti v mednarodni areni. Podobno kot če vsem kolegom napoveš, da boš letos na maratonu pretekel 42 kilometrov. Potem se seveda ne boš umaknil in boš vse leto pridno treniral.
Poleg poguma uspehu botruje tudi način upravljanja časa. Se strinjate?Čas je zlato in učinkovito upravljanje časa nas ločuje od povprečja, še zlasti če vodimo večjo ekipo sodelavcev ali kar celo podjetje. Nedavno sem opazil, da si je naša največja regijska banka izbrala geslo »Obrnite čas sebi v prid«. Res pomenljivo, da banka, ki obrača obilico našega denarja, tako visoko ceni to dobrino – čas. Časa namreč ne morete hraniti v banki, ne morete računati obresti nanj, niti ga ne morete posoditi prijatelju, temveč nam neizbežno polzi med prsti.
Občasno, ko promoviram rešitve Špice za evidenco delovnega časa, me kak direktor preseka in namigne: »Stanovnik, ne zanima me čas, zanimajo me samo rezultati.« Seveda takrat še z večjim zagonom poskušam zagovarjati tezo, da je produktivnost in učinkovitost kvocient, v katerem je rezultat v števcu in čas v imenovalcu.
Kako k temu pripomorejo vodje?Zagotovijo naj take delovne pogoje, da lahko sodelavci v čim krajšem času dosežejo čim boljši rezultati in se nato odpravijo domov k svoji družini in športnim aktivnostim. Tako si napolnijo baterije za naslednji delovni dan.
Katere so ključne zakonitosti učinkovitega upravljanja časa?Morda jih je najbolje strnil v pet korakov pisatelj David Allen v knjigi GTD Getting Things Done.
1. Vse komunikacijske kanale je treba čim bolj skoncentrirati. Tako jih spravimo pod nadzor in umirimo svoj notranji strah, da bi na katero od zadev pozabili.
2. Hitro sortiramo zadeve med tiste, ki zahtevajo akcijo, in tiste, ki gredo v arhiv. Pri tem brezkompromisno uporabimo koš za smeti za zadeve, za katere ne vemo, ali jih bomo kdaj potrebovali. To je najbolj koristen del arhiva!
3. Zadeve, ki zahtevajo akcijo, presortiramo v takojšnje, kratke, ki jih lahko opravimo kar se da hipno, in v projektne aktivnosti.
4. Aktivnosti pri projektih uredimo v smiselni vrstni red. Izvajamo jih glede na okoliščine, čas, ki ga imamo na voljo, količino energije, ki jo premoremo, in – najpomembneje – glede na prioriteto. Tu pogosto igra vlogo tudi intuicija.
5) Izvajajmo tedensko retrospektivo in helikopterski pregled vseh tekočih projektov.
Več lahko preberete na našem blogu na spletni strani: https://www.spica.com/blog/getting-things-done.
Špica je sodelovala v nedavni raziskavi o povezavi spanja in učinkovitosti. Kako?Predlog za raziskavo je dala ekonomska fakulteta oziroma njihova raziskovalna skupina pod vodstvom profesorja Miha Škerlavaja. Špičaki smo bili seveda takoj za akcijo, saj se je pri raziskavi uporabilo tudi visoko tehnologijo za merjenje kakovosti spanja, vgrajeno v prstan. Deset sodelavcev Špice z mano na čelu je dobilo srebrne prstane in mesec dni merilo kakovost spanja in večkrat na dan odgovarjalo na kratko anketo, s katero se je iz zbranih podatkov dalo razbrati vpliv kakovosti spanja na učinkovitost pri delu.
Kaj so pokazali rezultati?Bolje sem spoznal svoj ritem globokega in rem spanja ter negativen vpliv večernega dela za računalniškim monitorjem na kakovost spanja. Večerni sprehod ali tek izboljša spalne navade, te pa izboljšajo delovno kreativnost in učinkovitost, kar vodi do več prostega časa… Tako nekako si zgradimo dnevno-nočni ritem in pozitivno spiralo, ki podpira našo učinkovitost in odpornost.
Nedavna Gallupova raziskava o izčrpanosti menedžerjev kaže na porast stresa in izgorelosti. Kaj je najboljše orožje proti temu?Osebno menim, da gre človek skozi različna življenjska obdobja in je razmerje med delom, spanjem in prostim časom z družino v teh obdobjih različno. Vzdrževati moramo uravnoteženost. Ne podcenjujmo obdobja zanosa, čemur Angleži rečejo »flow«. To so časovna obdobja, ko »pademo notri v delo«, ko smo izredno učinkoviti in se čas okoli nas popolnoma ustavi. Takim delovno intenzivnim časovnim fazam mora seveda slediti tudi obdobje »praznikov«, ko se oddaljimo od dela in pogledamo na zadeve z distance. Pogosto se zgodi, da nam šele takrat nekje v naravi pade na pamet ideja, ki revolucionarno krona naš dotedanji trud.
Poznate kakšen zanimiv primer?Sodelavec je bil v mladosti zagrizen hokejist in včasih sem obiskal njihove tekme. Od tam mi je ostal zanimiv pogled na življenje kot na hokejsko tekmo. Ko začenjaš tekmo, imaš polne baterije in nimaš kaj izgubiti, saj je rezultat 0:0. Torej greš na polno. Potem nastopi druga tretjina, kjer moraš paziti na rezultat (družino, otroke, žiro račun, stanovanje…). V tretji tretjini pa spet daš vse od sebe, presing po celem igrišču, mož na moža, pri hokeju gre proti koncu še vratar iz gola v napad. Imam občutek, da igram tretjo tretjino.