Notranji revizorji ne sporočajo le slabih novic. S pravilnimi tehnikami komuniciranja poskušajo tako svoje pozitivne kot tudi negativne ugotovitve kot objektivni dajalci mnenj posredovati na način, da bodo njihova priporočila prejemniki sprejeli kot dobronamerna in jih nato tudi dejansko vpeljali v prakso.
Notranji revizorji se zavedajo, da s svojimi rednimi pisnimi poročili ne sporočajo le svojih ugotovitev ali predlogov za izboljšavo. Ključni cilj je, da prepričajo bralca svojih poročil, bodisi zaposlenega bodisi vodjo, upravo oziroma nadzorni svet, da se ta priporočila dejansko vpeljejo v prakso. Način pisanja pa ima velik vpliv na to. Vsebina sicer bralca informira, vendar način pisanja bralca motivira. Ameriška vojska je naredila preizkus in ugotovila, da čeprav je bila vsebina obeh pisem v poskusu enaka, je bilo pismo, ki je imelo napisano »s tehnikami visokega vpliva« dvakrat večji vpliv na izvedbo kot drugo pismo. Kako pa napisati poročilo »z visokim vplivom«? Notranji revizorji pri tem upoštevajo naslednja načela.
Poročila naj bodo kratka
Čeprav je pri nekaterih preiskavah (na primer goljufij) treba predstaviti podrobnosti, je bolj pomembno, da imamo pri pisanju poročil vedno v mislih bralca (na primer način pisanja za regulatorja ne bo isti kot za upravo ali vodjo oziroma interne potrebe). Če se poročilo ne more prebrati v celoti v enem večeru, je najbrž predolgo. Tako je najpomembnejše, da je poročilo vedno prilagojeno bralcu in da ne podamo preveč informacij oziroma podatkov v poročilo. Ločiti moramo gozd in drevesa. Torej če stavek ne prinaša nobene vrednosti celotnemu sporočilo, ga izbrišimo.
Poročila naj bodo preprosta
Čeprav mislimo, da »zapletene« besede in tujke doprinesejo h kakovosti poročil, je to napačno razumevanje. To ne pomeni, da poskušamo »poneumljati bralca«, ampak da uporabljamo jasen, jedrnat in poznan jezik, ki sporoča jasno in učinkovito. Tako je ameriška vojska naredila preizkus, v katerem je dala častnikom prebrati pismo v navadnem in birokratskem slogu. Pismo v navadnem slogu je bilo bolje razumljivo, pri čemer so častniki porabili 23 odstotkov manj časa za branje in nobeden ni imel potrebe, da pismo še enkrat prebere. V angleščini že obstajajo orodja, kot so Flesch Reading Ease ali Flesch-Kincaid Grade Level, ki vam omogočajo preverjanje, ali je vaša komunikacija preveč zahtevna. Kot nas že učijo tržniki, navaden in preprost jezik je vedno boljši.
Uporabite vizualne pripomočkePoročila morajo vodje, ki so zaposleni z omejenim časom, prebrati, ponotranjiti in tudi ukrepati. Kratka in jasna sporočila to omogočijo, vendar ne smemo pozabiti na to, da naj bodo najpomembnejša sporočila tudi vizualno vidna. Uporaba podnaslovov, tabel, primerov, slik, okvirjev itd. poudarja glavni pomen, kar bralcu omogoča, da se osredotoči na najpomembnejše. Na drugi strani pa, če bo v poročilu preveč podrobnosti in bo raztreščeno, obstaja nevarnost, da se bo bralec izgubil. Tudi uporaba grafik je čedalje bolj pomembna, kar kaže tudi uspeh spletne strani »www.visualcapitalist.com«, kjer zapletene teme predstavijo na preprost vizualni način.
Ne pozabite na osnove
Pravopis ni nikoli popularen, vendar je nujno potreben. Pravopisne napake bralec lahko vidi kot odraz nenatančnosti oziroma nekompetentnosti pisca oziroma še slabše, da je piscu poročilo nepomembno. Problem nastane, ko lahko že majhna napaka sproži negativen odziv bralca. Pomembno je, da smo pozorni na podrobnosti in osnove slovnice in pravopisa (dober test znanja pravopisa: http://sskj.mladinska.com/kviz.php), kajti težko je bralca prepričati, če izgubimo vso svojo kredibilnost že na začetku zaradi neznanja osnovnošolske slovnice in pravopisa.
Bodite nepristranski
Čeprav je odlika notranjih revizorjev nepristranskost, moramo še vedno paziti na izbor besed. Če želimo, da bralec »kupi naše ideje«, mora biti naš ton objektiven, čeprav pri tem podajamo negativno sporočilo. Na primer stavek: »Vodja ni bil sposoben oddati dokumentacije, ki bi pokazala skladnost z napisani postopki,« zveni pristransko in negativno. Na drugi strani stavek: »Dokumentacija ni bila na voljo za preverjanje skladnosti s postopki,« zveni nepristransko in bolj pozitivno. Ko hočemo nekomu sporočiti negativno novico, vendar ga moramo prepričati o njeni pomembnosti in nujnosti, bomo to težko dosegli, če je način pisanja pristranski in sovražen.
Za napake ne iščite »grešnega kozla«
V poročilih nikoli ne iščite »grešnega kozla«. Namen poročila, predvsem glede negativnih ugotovitev, je, da se napaka odpravi in vpeljejo izboljšave. Poudarek je na vpeljavah pozitivnih sprememb in ne na krivdi. Tako nikoli ne pišite, da ste nekaj negativnega odkrili, saj to deluje, kot da ste nekoga porinili pod avto in ga zraven še vzvratno povozili. S tem izgubite kredibilnost in nepristranskost.
Na koncu imejte pri svojem pisanju in branju vedno v mislih »test mame«: če vaša mama ne bi razumela poročila, je poročilo najbrž prezapleteno in ga je treba popraviti.
Dr. Matej Drašček je predsednik Združenja notranjih revizorjev IIA – Slovenski inštitut.
