Komuniciramo praktično ves čas, in četudi se nam zdi, da je kanal, prek katerega smo v stikih, postranskega pomena za samo kakovost komunikacije ali vsebino, o kateri se pogovarjamo, še zdaleč ni tako.
A začnimo drugače. Ko smo čez noč delo in sestanke preselili domov (ali bolje rečeno na splet), se je sprva zdelo, da so se marsikomu uresničile sanje: nič več zgodnjega vstajanja, nič več stresne vožnje v jutranji konici, nič več prehranjevanja v menzi, slabe kave iz avtomata in sedenja na neskončnih sestankih… Delo od doma je bilo prvih nekaj dni prava popestritev za naš delovni vsakdan. Lahko smo vstali ob bolj normalni uri, pozajtrkovali z družino, se organizirali po svoje, vmes pojedli kosilo in pomagali otrokom pri nalogah. Ne nazadnje se precej dela resnično da povsem enako dobro opraviti prek računalnika oziroma na daljavo.
Dokler seveda nismo ugotovili, da delo od doma ne bo trajalo le nekaj dni – službene naloge in sestanki so se začeli kopičiti, vmes so se pojavile neštete motnje, šumi v komunikaciji, delovnik se je hitro potegnil v popoldne in nenadoma je večina ugotovila, da doma dela dlje in več kot v službi. Poleg družinskih izzivov (na primer pogovorov o tem, kdo bo šolal otroke od doma, kdo bo skuhal kosilo…), naveličanosti nad enoličnostjo vsakdana ali celo odkritega nezadovoljstva nad kakovostjo življenja precej zaposlenih te dni čuti tudi precejšen upad motivacije in predvsem vedno manjšo povezanost s sodelavci in tudi podjetjem. To je vsekakor skrb vzbujajoče, saj se bo prej ali slej pokazalo tudi pri poslovnih odnosih in rezultatih.
In kaj (sploh) lahko storimo, da ohranimo delovno kondicijo, motivacijo in dobre odnose s sodelavci? Tukaj je pet osnovnih pravil za učinkovito delo od doma.
1. Zastavite si stalen delovni urnik
Dokler ohranjamo dokaj jasno ločnico med službo in zasebnim življenjem, se prostega časa veselimo, ker je odmik od dela – tako resnično napolnimo baterije. Ko se delo začne zajedati v popoldneve, večer, celo konce tedna, ker vmes postorimo še kaj po hiši, šolamo otroke in podobno, pa se zdi, da nimamo nič več od življenja – le še delamo in spimo.
Zastavite si realen, a dokaj stalen delovni urnik, ki upošteva vaše življenjske okoliščine (če imate otroke, ki jim morate dopoldne pomagati pri šolskih obveznostih, lahko delate dve uri zjutraj, preostalo pa popoldne) in naravo dela (če imate veliko klicev ali sestankov, rezervirajte čas za to, določite pa tudi ure, ko ne dvigate telefona), ter pri njem vztrajajte. S prijaznimi pogovorom se da doseči marsikaj tako pri nadrejenih kot tudi pri sodelavcih – ne nazadnje smo vsi v podobni situaciji in vsak jo rešuje po najboljših močeh.
2. Vzdržujte profesionalen odnos do dela
Pogosta napaka pri delu od doma je, da stvari malce poenostavimo – pred delom preprosto nataknemo prvo majico in udobne hlače (nekateri še to ne), ženske pa se pogosto tudi ne ličimo in friziramo, češ, zakaj pa, saj nas nihče ne vidi, tako ali tako pa vsi delamo od doma in smo v trenirkah. To je strašanska napaka.
Neurejenost in pretirana sproščenost v oblačilih imata na nas velik psihološki vpliv – ne le da nas naši sodelavci in šefi vidijo v povsem novi luči (ne vedno najboljši), dokazano naša zunanja urejenost vpliva tudi na pristop k delu (resna obleka pomeni v naši glavi tudi resno delo, zato smo do nalog bolj odgovorni – dokazano!).
Lahko ste torej oblečeni v bolj sproščena oblačila, a priporočam, da si za »službo« nadenete malo lepšo majico, bluzo ali srajco, ženske pa ne pozabite na malček ličil, urejeno pričesko – skratka, naj bo razlika med tem, kako ste oblečeni med delom, in tem, kaj nosite popoldne. Tako boste lažje že v glavi ločili med delom in prostim časom.
3. Ločujte sestanke od spletnih družabnih srečanj
Ključno je zavedanje, kaj je sploh namen določenega sestanka – predati neko nalogo, preveriti, kako gre projekt, ali poklepetati s sodelavci. Če gre za slednje, to ni sestanek, temveč spletno druženje. Predlagam, da te načrtujete zunaj delovnika. Ker se je število spletnih sestankov nenadoma precej povečalo (vmes pa so še izobraževanja, usklajevanja in pogovori s strankami in podobno), so ljudje v precejšnji časovni stiski in so precej bolj nestrpni do izgubljanja časa z anekdotami in klepeti.
Pripravite se torej vnaprej, napišite ključna vprašanja, točke ali vsebine, razmislite, kaj potrebujete od sogovornikov. Na sestanek pridite kakšno minuto prej in preverite delovanje svoje tehnične opreme (kamera in zvok). Ne pozabite na vklopljeno kamero, saj ima tudi to velik psihološki učinek. Ko se gledamo, pa čeprav ne v živo, se počutimo bolj povezane s sogovorniki. Kadar ne govorite, ugasnite mikrofon, saj je tudi najmanjši šum (sploh pa kak družinski prepir v ozadju) lahko zelo moteč za preostale udeležence. Držite se dogovorjenih urnikov in sestanke končujte točno – nikoli ne veste, kako so sogovorniki organizirali svoje delovne obveznosti ali kdo čaka na njihov računalnik.
4. Zmanjšajte šume v komunikaciji
Dopisovanje po elektronski pošti za učinkovito komunikacijo žal ne bo zadostovalo, četudi je videti najbolj praktično. Ne glede na velikost podjetja vam svetujem, da vpeljete rešitev, ki vam bo pomagala pri boljši povezanosti zaposlenih, delegiranju nalog in komunikaciji na splošno. Idealna so videokonferenčna orodja, saj slika pove več kot tisoč besed. Odlično se obnesejo tudi snemalniki zvoka, saj sodelavci morda ne bodo vedno na voljo, ko jih boste poklicali. Zadnja, resnično zadnja možnost je elektronska pošta, saj zapisane besede brez dodatne razlage vsakdo lahko interpretira po svoje.
5. Gradite odnose z (digitalno) bližino
Ne pozabite, da se v službi mimogrede – na kavici, ob malici, ko čakamo na sestanek – tkejo odnosi. Znanstveniki pravijo, da se ob fizičnem druženju sprošča hormon oksitocin, zaradi katerega se počutimo bolj povezani z ljudmi okrog sebe. Ko sodelavcev ne vidimo, počasi za nas postajajo vse manj pomembni, kar pa seveda vpliva tudi na sodelovanje ekipe, našo predanost podjetju in motiviranosti za delo.
Ekipo lahko povežete tudi digitalno: vsak petek na primer lahko organizirate skupni virtualni zajtrk. Potem prek videoklica (še enkrat, vklopite kamero!) govorite o vsakdanjih rečeh. Sodelavcem dajte kako nalogo, naj si med seboj delijo recepte za zdravo in hitro kosilo, predloge o dobrih knjigah (lahko celo organizirate poslovni bralni krožek), načine, kako zamotiti otroke, kaj lahko ustvarjamo doma v prostem času, katere telovadne vaje lahko izvajamo doma in podobno.
Druga ideja, ki jo menda številna podjetja že s pridom uporabljajo, je petkov popoldanski klepet ob pijači. Določite primerno uro, pripravite si dober čaj ali kozarec vina in poklepetajte o vsakdanjih stvareh.
Vesna Sodnik je poslovna coachinja, trenerka javnega nastopanja in mentorica za učinkovito komunikacijo pri podjetju Beseda (www.beseda.si).