Preklopiti moramo z miselnosti, da je produktivnost neposredno povezana s porabljenim časom, na miselnost, po kateri je učinkovitost merljiva z rezultati. Osnova tega je, da natančno vemo, kaj je uspeh, kako merimo produktivnost in da imajo vsi vpleteni jasna pričakovanja. Medtem ko pisarne zaradi drugega vala covida-19 že (spet) samevajo, so mnogi še vedno ujeti v zanko osemurnega delovnika. Kaj se zgodi, ko ne vstopimo več v pisarno ob 9. uri in odidemo ob 17. uri? Kdaj bo naše delo opravljeno? Kako bo naše delo vrednoteno? Organizacije, ki učinkovito merijo produktivnost zaposlenih, se zagotovo ne zanašajo na metrike, ki imajo kar koli opraviti s fizično lokacijo.
Kako lahko izboljšamo izkušnjo dela na daljavo?Ko delamo skupaj na istem mestu, vidimo, kaj ljudje počnejo. Razumemo delo drug drugega, ocenimo dodano vrednost. Ko pa delamo na daljavo, nimamo občutka za druge. Zato moremo ustvariti čim bolj jasno sliko o delu. Zahteve naj bodo eksplicitne, cilji konkretni – samo tako bomo preprečili zmedo. Priporočam, da timi izdelajo skupinski sporazum. V njem naj zapišejo skupinske protokole, vključno s tem, kakšne informacije bodo deljene in kako, našteti naj bodo varnostni protokoli, načini komunikacije. Tovrstni sporazumi odigrajo vlogo lepila, ki drži oddaljene skupine homogene.
Ali se spreminja naše dojemanje (delovnega) časa?To je bistvo dela na daljavo! Kdor dela na daljavo, je bolj ozaveščen o porabi svojega časa. Tudi če imamo virtualne sestanke, potrebujemo oddih. Če je sestanek daljši od 45 minut, si vzemite pet- do desetminutni oddih na sredini. Poleg tega je smiselno ovrednotiti, kdaj resnično potrebujemo sestanek, in kdaj lahko dileme razrešimo drugače. Če je namen sestanka pregled stanja, lahko dosežke objavimo v kanalih, kot je slack ali idone. Za bolj obsežne predstavitve projektov razmislite o snemanju videoposnetka in ga pošljite udeležencem, da si ga v miru ogledajo pred začetkom srečanja. Namesto skupinskih možganskih neviht razmislite o objavljanju idej na spletni tabli pred klicem. Tako bodo vsi imeli priložnost, da razmislijo takrat, ko je za njih najbolj primeren čas. Opažam, da takšno asinhrono komuniciranje pomeni manj prekinitev in več nadzora nad našim delovnim dnevom.
Če delamo na daljavo in pijemo virtualne kave, kaj kljub temu ostaja fizičnim odnosom?Vedno bodo obstajale potrebe po interakciji v živo. Vendar covid-19 utrjuje prakso, da dajejo organizacije prednost delu od doma. Že leta opozarjam podjetja, naj imajo pripravljene sisteme za vsaj občasno delo od doma, lahko se zgodi kar koli – slabo vreme, gost promet, bolni otroci. Podjetje bo zaradi tega močnejše.
Katera orodja uporabljajo podjetja za višjo spletno angažiranost timov?Nekatere ekipe so ležerne in preprosto vklopijo spletne kamere. To je najlažje. Obstajajo pa tudi napredna orodja za simuliranje delovnega okolja ali celo simuliranje fizične pisarne.
Katere so najbolj v uporabi?1. Spletna kamera in videokonference: že samo vklop spletne kamere nesporno izboljša izkušnjo dela na daljavo. Marsikdo meni, da je uporaba videa preveč zapletena, a izkušnje kažejo, da uporabniki cenijo tovrstno komunikacijo. Izkazala se je za učinkovito motivacijo. Video je odličen medij tudi za pošiljanje bolj zapletenih informacij in sporočil; glede na to, da smo ljudje tako in tako pretežno vizualni, je lahko videosporočilo veliko učinkovitejše od e-pošte.
2. Skupinski klepet (group chat) je platforma, ki omogoča, da smo na tekočem z utripom dela. Podobno kot bi se sprehodili po virtualni pisarni in pokukali na delovno mizo sodelavcev.
3. Virtualna pisarna je natančno to, kot se sliši: pisarna, v katero greš, ko si »online«. Ena bolj razširjenih virtualnih pisarniških platform je Sococo. Ko se prijavite, vidite tloris pisarne, avatarje, ki predstavljajo vaše sodelavce. Lahko se sprehodite iz pisarne v pisarno, slišite in govorite pa le s tistimi, ki so v isti pisani kot vi.
