Zastaralni roki pa so za različne vrste obveznosti določeni različno in temu primerna je torej tudi nujnost hrambe računov in ostalih dokumentov. Obligacijski zakonik kot splošni zastaralni rok, v katerem zastara večina pogodbenih obveznosti (na primer terjatve iz naslova prodajne pogodbe, pogodbe o delu …), določa pet let. Občasne terjatve, to so tiste, ki dospejo v plačilo vsakoletno ali v krajših časovnih presledkih, pa zastarajo v treh letih od zapadlosti posamezne terjatve. Zakon določa tudi specialni zastaralni rok enega leta. Ta velja za tiste terjatve, ki jih plačujemo mesečno oziroma večkrat na leto.
Izziv za redoljubne in previdne
Katere dokumente moramo hraniti in koliko časa, je odvisno od tega, za kakšne vrste dokumentov gre. Nekatere smo zakonsko dolžni hraniti, saj jih ob zahtevi državnega organa moramo predložiti v pregled. Nekatere moramo hraniti v lastno dobro, da se denimo izognemo zahtevi po dvakratnem plačilu iste terjatve, če denimo izdajatelj računa »pozabi«, da smo ga že plačali, ker ga sam v svoji evidenci »ne najde«. Nekateri pa so pomembni zaradi uporabe storitve ali izdelka. Ker so s temi različnimi rabami povezani tudi različni roki hrambe, je ustvarjanje relevantnega in hkrati po obsegu zmernega domačega arhiva lahko dober izziv za redoljubne in previdne.
Kako dokazila o plačilu različnih terjatev hranimo, je v glavnem vseeno: lahko fizično ali v elektronski obliki, pomembno je le, da je razvidno, da je bila terjatev plačana in kdaj je bila plačana. To je pomembno zato, da v primeru ponovnega poziva lahko dokažemo, da smo določeno terjatev že poravnali. Rok, v katerem lahko podjetje od nas zahteva plačilo terjatve, se imenuje zastaralni rok (ki ni enak plačilnemu). Ta je lahko pet, tri ali eno leto, v vsakem primeru pa velja, da po preteku zastaralnega roka podjetje ne more več zahtevati, da terjatev plačate, zato tudi dokazila o plačilu ni več treba hraniti. Po roku poslan zahtevek za plačilo (na primer opomin) je v takem primeru brezpredmeten.
Tri skupine
Kot rečeno obligacijski zakonik določa zastaralne roke v treh skupinah. V prvi je zastaralni rok pet let (najdaljši): sem spada večina pogodbenih obveznosti (pogodbe o delu, prodajne pogodbe …). V drugi skupini je zastaralni rok tri leta, in sicer za obveznosti, ki jih plačujemo letno ali v krajših časovnih obdobjih (na primer obresti, preživnine …). V tretji skupini pa je zastaralni rok eno leto. Sem sodi večina mesečnih ali največ trimesečnih obveznosti, ki jih plačujejo gospodinjstva (elektrika, plin, voda, telefon …). Pri tem moramo vedeti, da enoletni zastaralni rok za taka plačila začne teči šele po poteku tekočega leta, v katerem je račun zapadel v plačilo. Zastaranje teče neodvisno od tega, da se dobave ali storitve nadaljujejo.
Poglejmo primer. Najpogostejšemu računu, za električno energijo, ki ga prejmemo v določenem mesecu tekočega leta (denimo 10. junija 2017 z dospelostjo 18. junija 2017), začne teči zastaralni rok šele 1. januarja 2018 in tako preteče 1. januarja 2019. V ta rok spadajo tudi terjatve za naročnino na občasne publikacije, šteto od takrat, ko se je iztekel čas, za katerega je bila publikacija naročena. Plačilni rok, s katerim se običajno srečujemo in ki ga moramo upoštevati pri poravnavi obveznosti, je torej precej krajši (v obravnavanem primeru 18. junij 2017) od zastaralnega roka. Izjema so terjatve, ki so ugotovljene s pravnomočno sodno odločbo ali z odločbo drugega pristojnega organa ali s poravnavo pred sodiščem ali drugim pristojnim organom. Zastarajo šele v desetih letih, tudi v primeru terjatev, ki imajo sicer krajši zastaralni rok.
Davčna dokazila, pogodbe in garancije
Pravice do izterjave davčnih obveznosti zastarajo v roku petih let, zato moramo najmanj tako dolgo hraniti tudi s tem povezane dokumente (davčne olajšave …). V primeru, ko davčni organ z uradnim dejanjem, o katerem obvesti dolžnika, poskuša izterjati dolg, prekine tudi rok za zastaranje. Zato je pomemben še absolutni zastaralni rok, ki je deset let od zapadlosti dolga.
Pri pogodbah, povezanih z nakupi ali prodajami nepremičnin ali delnic, je smiselno, da jih hranimo za vedno, pri čemer naj bodo overjene pogodbe o nakupu nepremičnin deponirane pri notarju, pogodbe o prodaji pa je bolj običajno hraniti doma. Če nimamo overjenega originala, lahko to hranimo tudi v elektronski obliki. Tudi pogodbo o najemu lahko hranimo doma, vsaj za čas trajanje najema. Prav tako moramo hraniti vse zavarovalne pogodbe, dokler so veljavne. Garancije hranimo do preteka, ob garancijah pa shranimo tudi originalni račun, da bo morebitno uveljavljanje garancije uspešno. Pri tem je smiselno, da garancije redno pregledujemo in pretekle zavržemo.
Spričevala in zdravniški izvidi
Spričevala in zdravniški izvidi so sicer taka vrsta dokumentov, ki jih ni nikoli smiselno zavreči, v vsakem primeru pa jih je dobro hraniti vsaj do upokojitve. Pri tem gre za dokazila o zaključenem šolanju (srednja šola, fakulteta), morebitnih dodatnih izobraževanjih, pridobljenih certifikatih in podobno. Zdravniške izvide, ki jih prejmemo v lastno hrambo, je smiselno hraniti za vedno, nič pa ni narobe, če jih hranimo v elektronski obliki. (ea)
