Informacijski sistem obrambnega ministrstva: Od velikega poka v veliko polomijo

Kolektivna amnezija

Zaposlene na ministrstvu za obrambo je, kar zadeva informacijski sistem ISLOG, zajela kolektivna amnezija. Naša prošnja za pogovor s primerno osebo na ministrstvu, ki bi nam lahko pojasnila razloge za napake pri projektu in načrte za njegov nadaljnji razvoj, ni bila uslišana. Kot so nam pojasnili v službi za odnose z javnostjo, na ministrstvu niso mogli najti niti ene osebe, ki bi projekt dovolj dobro poznala, da bi nam lahko odgovorila na naša vprašanja.

Edini, ki se je bil z nami pripravljen pogovarjati o ISLOG, je nekdanji vodja informatike na obrambnem ministrstvu Jurij Bertok. Po objavi revizije računskega sodišča so se, kot pravi, nanj zgrnile hude kritike na najrazličnejših spletnih forumih. Maja lani je Bertok dobil nagrado ministra za javno upravo Borisa Koprivnikarja za posebne dosežke na področju državne informatike. Mnogi so se ob tem spraševali, kako je mogoče, da je nagrado dobil človek, ki je v času polomije z ISLOG vodil službo za informatiko na obrambnem ministrstvu. Zdaj kot generalni direktor direktorata za informatiko na ministrstvu za javno upravo bdi nad razvojem celotne informatike v javni upravi.

Bertok očitke na forumih zavrača. ISLOG je bil organizacijski, ne informacijsko-tehnološki projekt ministrstva, pove. Naloga njegove službe naj bi bila le informacijska podpora projektu. In to naj bi po njegovih besedah korektno opravili. Kot pravi, je dolgo časa razmišljal, ali bo z nami spregovoril o projektu ISLOG. Glede na vse, kar se je pojavljalo na forumih, in glede na povezovanje ISLOG z zdajšnjimi projekti na ministrstvu na javno upravo, na katere je zelo ponosen, se je odločil podati svoj pogled na ISLOG.

Ambiciozna vojska

Naročnik informacijskega sistema ISLOG je bil generalštab slovenske vojske (GŠSV), pojasnjuje Bertok. Generalštab je hotel pred vključitvijo v zvezo Nato izboljšati informatizacijo svojega delovanja. Procesi delovanja, na primer nabava vojaške opreme ali upravljanje kadrov, so bili informacijsko nepovezani.

V vojski so želeli te procese izboljšati z enotno informacijsko rešitvijo, ki jo je že uporabljalo šestnajst članic Nata. Rešitev je bila vojaška verzija programa, imenovanega SAP. SAP je razvila nemška multinacionalka z istim imenom in je eden najbolj znanih programov za informatizacijo delovnih procesov podjetij, javnih organov in drugih velikih poslovnih sistemov. Posamezno podjetje, državni organ ali drug subjekt si osnovno verzijo SAP priredi po svojih potrebah. V primeru ministrstva za obrambo in slovenske vojske bi tak prirejeni SAP postal informacijski sistem ISLOG.

Načrti ministrstva oziroma generalštaba so bili ambiciozni. Kot je razvidno iz revizijskega poročila, so želeli s sistemom ISLOG informatizirati vse: od nabave, vzdrževanja in odpisa celotnega inventarja vojske (od hrane, streliva v skladiščih, uniform do bojnih in civilnih vozil, letal in helikopterjev ter druge vojaške opreme) do sledenja vsem razporeditvam slovenskih vojakov doma in v tujini ter upravljanja financ slovenske vojske.

Kako naj bi bilo to videti v praksi? Podatki o zalogah v skladiščih, na primer, niso medsebojno povezani. Zato eno skladišče prek ministrstva naroča strelivo, medtem ko ga ima drugo še na zalogi in bi ga lahko prerazporedili tja, kjer streliva primanjkuje. Z ISLOG bi vsa skladišča v vsakem trenutku vedela, česa ima vojska dovolj in kaj je treba nabaviti. Podobno bi vojska z ISLOG razporejala vojaške enote. »S kadrovskim delom ISLOG enote premikaš kot figuro na šahovnici, na primer, napotiš enoto na Kosovo. ISLOG zagotavlja, da so vsi viri načrtovani in vnaprej zagotovljeni. To je jedro vojaškega SAP,« pojasni Jurij Bertok.

Široka funkcionalnost sistema pa zahteva tudi veliko dela pri njegovem vzpostavljanju. Nizozemska vojska je takšen projekt začela izvajati leta 2003 in ga končala šele predlani, je razvidno iz revizije računskega sodišča. Podobno na Danskem: tam so projekt začeli razvijati že leta 1998, končali pa trinajst let pozneje. V Nemčiji so ga začeli izvajati leta 2000, končali pa ga bodo predvidoma šele leta 2022.

A slovenska vojska je bila bolj optimistična. V skladu z doktrino velikega poka so želeli celoten ISLOG sprogramirati in vpeljati v letu dni. Te izjemno optimistične časovne ocene pa niso temeljile na relevantnih podatkih. Kot je zapisalo računsko sodišče, vojska pred začetkom projekta, leta 2003, ni pripravila nikakršne študije izvedljivosti projekta ISLOG. Namesto tega so se odločili, da bodo študijo pripravili po izbiri izvajalca projekta. Z drugimi besedami: v vojski niso natančno vedeli, kaj jim mora ISLOG omogočati in kako ga bodo vpeljali v uporabo. Zunanjemu podjetju, ki bo ISLOG dejansko sprogramiral, so torej želeli oddati posel, ne da bi mu povedali, kaj točno mora podjetje sprogramirati.

To je bil recept za katastrofo. Dobro opravljena študija izvedljivosti bi namreč pokazala nerealnost enoletnega roka za izvedbo projekta. »Ministrstvo za obrambo se je že v letu 2003 zavedalo dolgih rokov za uvedbo sistema SAP v nemške oborožene sile, prav tako pa se je zavedalo, da druge države uporabljajo sistem SAP le za manjši del organizacije in ne za celotna ministrstva,« so zapisali revizorji računskega sodišča.

Slabo načrtovanje se je zgodilo, ko je ministrstvo vodil Anton Grizold, načelnik GŠSV pa je bil general Ladislav Lipič.

Stroški poskočili za dvakrat

Nedorečeni načrti za ISLOG so bili prvi kamenček v plazu, ki je povzročil milijonsko škodo. Ministrstvo je nato na podlagi slabih načrtov leta 2005, torej že pod vodstvom Karla Erjavca, objavilo razpis za programiranje ISLOG. H kandidiranju na razpis je povabilo štiri podjetja. Razpis je dobila slovenska podružnica podjetja IBM.

A postopek izbire izvajalca je bil dvomljiv. Kot rečeno, razpis ni natančno opredelil, kakšna dela MORS od izvajalca sploh zahteva. Ker so si morala podjetja zahteve tolmačiti po svoje, so njihove cene močno odstopale – tudi za več kot sto odstotkov. IBM je ponudil najnižjo ceno, 2,79 milijona evrov za nakup licenc in prireditev programa SAP za potrebe MORS. Pogodba med MORS in IBM je bila podpisana 20. oktobra 2005.

Slabo načrtovanje projekta je kmalu povzročilo dodatne stroške. Ker so na MORS ugotovili, da v letu dni ne bodo mogli sprogramirati ISLOG in da je dela več, kot so pričakovali, so novembra 2007 podpisali aneks k pogodbi, ki je projekt podražil za dodatnih 287.000 evrov. Temu so nato sledile še dodatne pogodbe in aneksi, ki so projekt s prvotnih 2,79 milijona evrov do konca leta 2008 podražili na 4,6 milijona evrov. Računsko sodišče je med revizijo našlo še za dodatnih 700.000 evrov stroškov, povezanih z ISLOG. Končni račun torej znaša 5,3 milijona evrov za sistem, ki še danes ni v uporabi.

Uslužbenci se otepajo sprememb

Kje vse se je zalomilo? Nekdanji vodja informatike na MORS Jurij Bertok pove, da je bil sam zadolžen za vzpostavitev virtualnih delovnih okolij za vzpostavitev sistema ISLOG. To je, kot zatrdi, tudi korektno opravil. Težave pa so se pojavile pri navajanju uslužbencev ministrstva na nov sistem. Uvajanje sistema, kot je ISLOG, je vedno organizacijski projekt, poudarja Bertok.

A uslužbenci v vojski in na ministrstvu so se sprememb otepali. »Uvajanje tehnologije SAP je uvajanje dobrih praks, ki so jih druge države že vzpostavile. To ni odkrivanje tople vode. A za prevzem dobrih praks je potrebna sprememba procesov in organizacije. In vodstvo MORS, predvsem pa vodstvo vojske na to nista bila pripravljena. Mislili so, da bodo kupili produkt in ta jim bo nato rešil vse težave. To pa SAP definitivno ni. Ker predvsem segmenti ministrstva na področju financ in logistike niso bili pripravljeni na spremembe, smo začeli SAP 'štrikati' na obstoječe delovne procese. To pa je v nasprotju z vso filozofijo SAP,« pojasnjuje Bertok.

Za dobro delovanje sistema SAP in posledično ISLOG bi morali v vojski in v delu ministrstva na primer začeti uporabljati stroškovno namesto kontnega računovodstva. Stroškovno računovodstvo beleži vsak strošek ustanove. S kontnim računovodstvom pa posameznim oddelkom dodelijo sredstva, njihove porabe pa računovodstvo nato ne spremlja. S stroškovnim računovodstvom lahko odgovorni bistveno bolje spremljajo poslovanje ministrstva, zato tudi SAP podpira to obliko računovodstva. A uradniki na ministrstvu so se po besedah Bertoka te spremembe otepali. Tako kot prenekatere druge. Tudi računsko sodišče v reviziji zapiše, da MORS ob uvajanju ISLOG ni hotel spremeniti svojih delovnih procesov.

Menjavanje odgovornih in nesposobni kadri

Druga napaka je bila hitro menjavanje odgovornih oseb za projekt. Najprej, od leta 2004, je uvedbo ISLOG nadzoroval projektni svet, v katerem so poleg Jurija Bertoka sedeli še načelnik vojaške logistike, načelnik vojaške operative in generalni direktor direktorata za logistiko na MORS.

Leta 2006 je MORS po besedah Bertoka uvidel, da se uvedba ISLOG zapleta. Da tako imenovanega velikega poka ne bo. Zato je postavil nov projektni svet. Vodja sveta je postal generalni direktor direktorata za obrambne zadeve Igor Logar. V svetu so bili poleg Bertoka še namestnik načelnika generalštaba SV Alojz Šteiner, generalni direktor direktorata za logistiko (do avgusta 2006 Damijan Dolinar, nato pa Marjan Senica) in generalni sekretar MORS Albin Cocej.

Nato je leta 2007 ministrstvo zopet reorganiziralo projektni svet. Zdaj ga je imenovalo svet za spremljanje strateških investicij, vodil pa ga je državni sekretar, torej druga oseba ministrstva. Takrat je mesto državnega sekretarja zasedal Franci Žnidaršič. Tudi ostali člani sveta so bili višje rangirani: načelnik generalštaba SV Albin Gutman, vsi generalni direktorji direktoratov (poleg Logarja za obrambne zadeve in Dolinarja za logistiko še Tadej Burgar, generalni direktor za obrambno politiko) ter direktor uprave za zaščito in reševanje Bojan Žmavc. Vsi ti so bili torej odgovorni za projekt ISLOG.

Pogoste pa so bile tudi menjave uslužbencev, ki so dejansko opravljali naloge na projektu – predvsem v vojski, poudarja Bertok: »Tu so bili ljudje na projektu dva do tri mesece, nato pa so jih prerazporedili drugam. Na tak način se ne da delati. Morali bi postaviti profesionalno organizacijo projekta – takšno, v kateri bi ljudje delali izključno na projektu ISLOG. Tu pa so imeli uslužbenci poleg ISLOG še svoje redne naloge.«

Enako v svojem poročilu ugotavljajo revizorji računskega sodišča. A slednji opozarjajo še na nekompetentnost nekaterih kadrov. Kot so zapisali: »Ministrstvo za obrambo je tudi ugotovilo, da je v projektnih skupinah primanjkovalo strokovnih oseb, ki bi dobro poznale temeljne procese, ki naj bi jih podprl (ISLOG, op.p.), torej ministrstvo za obrambo ni ustrezno sestavilo projektnih skupin.«

Kdo je odgovoren za to? Jurij Bertok poudarja: projekte, kot je ISLOG, v gospodarstvu vodijo člani ali predsedniki uprave. Tako je bilo v Krki in v Gorenju. Zato bi moralo tudi v tem primeru vodstvo ministrstva zagotoviti vse potrebno za izvedbo projekta, vključno s kadri. Spomnimo: v času načrtovanja ISLOG je MORS vodil Anton Grizold, v času izvedbe pa zdajšnji minister za zunanje zadeve Karl Erjavec.

Vile za gnoj in vila Bled

Tretja težava so bili podatki. Sistem SAP, na katerem bazira ISLOG, za svoje delovanje potrebuje prečiščene podatke. Podatki vojske pa so bili vse prej kot to. »Primer: vila za gnoj in protokolarni objekt vila Bled sta imela isto identifikacijsko številko. Če ste v sistem vtipkali vila, vam je padlo to dvoje ven,« pojasni Bertok. S takšnimi podatki se seveda ne da načrtovati porabe in nakupov vojske.

»Če je projekt ISLOG naredil kaj dobrega, je bilo to čiščenje podatkov. A zaradi kompleksnosti je čiščenje namesto dveh mesecev trajalo nekaj let!« pove Bertok. Računsko sodišče je tu še bolj ostro: »Ministrstvo za obrambo je sklenilo pogodbo o nakupu celovite rešitve pod predpostavko, da so podatki ustrezno prečiščeni in pripravljeni za prenos v sistem SAP. Že pred sklenitvijo pogodbe so se pojavljala opozorila, da podatki niso ustrezno pripravljeni, enaka opozorila pa so se pojavljala med izvajanjem projekta. Ministrstvo za obrambo torej ni ustrezno hitro začelo z reševanjem težav.«

Četrti problem pa je bil sam izvajalec, IBM. Slovenska podružnica podjetja po opažanju Bertoka namreč ni imela dovolj izkušenj s programom SAP. Kot navaja računsko sodišče, je eno izmed na razpisu neizbranih podjetij, IDS Sheer, ministrstvo opozorilo, da nihče izmed drugih ponudnikov, vključno z IBM, nima izkušenj s sistemi SAP. A ministrstvo se je kljub temu odločilo za najcenejšega, torej IBM. Na vprašanje IBM, kako komentirajo ta dejstva, so nam iz slovenske podružnice podjetja v imenu direktorja Julija Božiča odgovorili le: »Ministrstvo za obrambo Republike Slovenije je cenjena IBM stranka; v IBM spoštujemo zaupnost naših strank in njihovih poslovnih dejavnosti.«

Zakaj so na ministrstvu in v vojski kljub vsem opozorilom, ugotovljenim slabim podatkom in drugim začetnim težavam, ki so nakazovale na preveliko ambicioznost projekta, nadaljevali s projektom ISLOG ter na koncu zanj zapravili več kot pet milijonov evrov? Bertok je vojsko po lastnih zatrdilih opozarjal na težave. A odgovorni za projekt v vojski so mu odvrnili: imamo politično voljo, podporo ministrstva, zato bomo to naredili.

Ministrstvo ne ve, kdo uporablja ISLOG

Po zapravljenih 5,2 milijona evrih se je smiselno vprašati, kaj se s projektom ISLOG dogaja zdaj. Na ministrstvu za obrambo nam na ta vprašanja niso znali odgovoriti. Na mačehovski odnos ministrstva do večmilijonskega projekta kaže tudi njihov odgovor na vprašanje revizorjev, kje v vojski sistem ISLOG trenutno uporabljajo. Na ministrstvu so računskemu sodišču najprej zatrdili, da ISLOG za potrebe vzdrževanja oklepnikov 8x8 uporablja 157. logistični polk vojske. Revizorji pa so nato s poizvedovanjem v vojski ugotovili, da ta enota sistema ISLOG ne uporablja. Naknadno so z ministrstva revizorjem pojasnili, da omenjeni polk sistema ISLOG res ni nikoli uporabljal. Program SAP namreč ni omogočil sinhronizacije podatkov za uporabo v sistemu ISLOG.

Po vedenju Jurija Bertoka, ki ostaja v stikih z zaposlenimi na obrambnem ministrstvu, so ISLOG zdaj pilotno uvedli v letalskem polku vojske za vzdrževanje zrakoplovov in materialno skladiščno poslovanje. Ta projekt bodo spremljali šest mesecev. Če bo uspešen, bodo ISLOG postopoma širili na druge enote. »Projekt ni čisto mrtev, so pa rezultati daleč od tega, kar bi morali biti,« pove Bertok.

Ker nam na MORS niso mogli urediti pogovora s primerno osebo, ni jasno, koliko stroškov bo še povezanih s (ponovnim) uvajanjem ISLOG v slovensko vojsko in ali bodo sistem sploh uvedli. Četudi ga bodo, pa je velik del vložka od skupno 5,2 milijona evrov najverjetneje izgubljen. Vsaka ustanova, ki uporablja program SAP, mora letno plačevati za posodabljanje licenc tega programa. V letih 2005 do 2008 je MORS samo za nakup in vzdrževanje licenc – ki jih nato praktično ni uporabljal – plačal 2,28 milijona evrov. Vprašanje je tudi, koliko dela (in s tem povezanih stroškov) za ISLOG je danes še uporabnega.

Ostane še vprašanje ugotavljanja odgovornosti za polom z ISLOG. Kot ugotavlja računsko sodišče, se MORS s tem ni ubadal. Enako pove Jurij Bertok. Po njegovih besedah je v času vodenja IT-službe ministrstva pristojne večkrat opozoril na težave. A ni bil slišan. Zakaj ni odstopil? »V državni upravi ni praksa, da se na tak način odreagira. Hotel sem pomagati po najboljših močeh,« trdi Bertok.

Najbolj odgovoren za zapravljene milijone pa je Karl Erjavec, ki je ministrstvo vodil v času sprejemanja ključnih odločitev in nastalih stroškov za ISLOG. Ta je v trenutni vladi Mira Cerarja minister za zunanje zadeve. Na zunanje ministrstvo smo se zato obrnili s prošnjo za pogovor ali komentar Erjavca na ugotovitve računskega sodišča v zadevi ISLOG. Odgovora nismo dobili.