Komunikacija je ena najpomembnejših nalog poslovnih sekretark in asistentk, zato ni nepomembno, kako dobro jo obvladujejo. Tajnica oziroma poslovna sekretarka je zrcalo nadrejenega, oddelka, celotnega podjetja ter njegovih vrednot. V podjetju ima položaj, ki pripomore k ustvarjanju zaupanja v podjetje, zato je tudi zanjo pomembno, da zna tako pisno kot osebno in po telefonu komunicirati s sodelavci in strankami, predvsem s tistimi najbolj zahtevnimi ali razburjenimi sogovorniki. Tako mora tajnica vedno stremeti k temu, kar lahko naredi za stranko, in ne k tistemu, česar ne more.

Komunikacija na tisoč in en način

Ocenjevalci Planeta GV, ki so prijavljene kandidatke preverili po metodi skrivnostnega nakupa, so komunikacijsko odličnost v največji meri prepoznali pri Meliti Pediček Spindler iz vrtca Pobrežje Maribor, sledili pa sta ji Marija Gabrijel iz podjetja Armat in Marjana Rabič iz Uprave RS za javna plačila.

Delo poslovne sekretarke je komunikacija na tisoč in en način, zato je to lepo priznanje za opravljeno delo, je bila priznanja vesela Pediček-Spindlerjeva. Povprašali smo jo, v čem je skrivnost njene komunikacije z vodstvom, sodelavci, dobavitelji in verjetno njenimi najpomembnejšimi »strankami«, starši vrtčevskih otrok, ki so zelo specifična skupina sogovornikov. Otroci so namreč zelo občutljivi, zato morajo biti v vrtcu vedno pripravljeni pomagati, pisno, po telefonu ali osebno.

Kako se odzovete, ko naletite na zahtevnega ali razburjenega sogovornika?

Vsak primer je različen. Najprej je treba oceniti situacijo in ugotoviti bistvo problema, nato pa se odločimo za način reševanja. Če ne gre po telefonu, je bolj smiselno ljudi povabiti na razgovor, še enkrat predebatirati problem in potem najti rešitev. Držimo se načela, da se vedno zberejo vsi ključni akterji, ki lahko rešijo nastali problem. Če gre, denimo, za otroka, je to vzgojitelj, starš, vodstveno osebje, če gre za druge stvari, pa tehnično osebje.

Ali ljudje, ki vas pokličejo po telefonu, pričakujejo, da jim boste že vi postregli z informacijami, ki jih potrebujejo?

Za veliko informacij se že sama prej pozanimam in jih lahko takoj posredujem klicatelju, sicer pa jih napotim na pravo osebo ali pa jih pozneje pokličemo nazaj. Vedno se najde prava rešitev.

Kako pa poteka komunikacija z vodstvom in sodelavci?

Pomembno je, da vsa usklajevanja z vodstvom in sodelavci potekajo v timu. V tem primeru je sodelovanje res dobro. To je tudi eden od načinov dela, ki je skupen gospodarstvu in javnemu sektorju.

V preteklosti ste delali tudi v gospodarstvu. Imate kakšne izkušnje, se jih da primerjati z delom v vrtcu?

Velika razlika je predvsem v »strankah«. V vrtcu največ sodelujemo s starši, manj pa z dobavitelji materiala oziroma prehrane, medtem ko sem v podjetju, ki se je ukvarjalo s trgovinsko dejavnostjo, sodelovala širše po Sloveniji, še prej pa tudi v državah bivše Jugoslavije. Dela poslovne sekretarke v vrtcu in v podjetju se ne da primerjati, dobiš pa bogate izkušnje tako na eni kot na drugi strani.

Verjetno se z različnimi obdobji spreminja tudi način komunikacije. Kako denimo nanjo vpliva gospodarska kriza?

Stanje v gospodarstvu se kaže tudi na ljudeh in če delaš z ljudmi, lahko pričakuješ, da se boš moral soočiti tudi z bolj zahtevnimi sogovorniki. Takrat je treba ubrati drugačen pristop. Ljudje v krizi delujejo po principu, da je bilo že včeraj prepozno, in to pričakujejo tudi od drugih. Mislijo, da bo problem rešen takoj, ko pokličejo, pa čeprav je za to treba storiti še nekaj korakov. Je pa tudi veliko razumevajočih ljudi, tako da se da vedno vse rešiti. Včasih so rekli, da beseda ni konj, da lahko vprašaš karkoli. Menim, da je danes beseda velik paradni konj, ki pri sogovorniku vrata odpre ali zapre.

Se za boljšo komunikacijo udeležujete tudi seminarjev in izobraževanj ali pa se morda družite in izmenjujete izkušnje s kolegicami iz stroke? Kako pomembno je spremljati trende in novosti, ki zadevajo vaše delo?

Seminarjev se udeležujemo glede na aktualne probleme, ki se pojavljajo pri poslovanju. Dejansko pa je komunikacija odsev osebne rasti oziroma časa in prostora, v katerem deluješ. Drugače je delati v vrtcu kot v gospodarstvu. Vsekakor pa sta pomembna povezovanje in izmenjava izkušenj tudi s stanovskimi kolegicami.

Priznanja za strokovna dela

Od leta 2001, ko sta Planet GV in revija Poslovna asistenca začela podeljevati priznanja za strokovna dela s področja pisarniškega menedžmenta, se je zanje potegovalo že več kot 250 diplomantov in diplomantk višje- in visokošolskih študijskih programov. Letos so jih prejele Jasna Dolinar za delo Motivacija zaposlenih in uspešnost podjetja, Nataša Jerše za delo Ugotavljanje in odpravljanje stresa pri menedžerjih, Ana Klopčič za delo Poslušanje kot pomemben del komunikacije, Iris Kocijančič za delo Pojav izgorelosti na delovnem mestu poslovnega sekretarja v šoli, Maja Lavtar za delo Mentorstvo pri uvajanju novih delavcev, Sara Limovšek za delo Spletna trgovina: od ideje do izvedbe, Doroteja Lokovšek za delo Pilates – vadba za telo in duha ter Petra Prosenc za delo z naslovom Mediacija kot način reševanja konfliktov v podjetjih. Največ prejemnic priznanj prihaja z B&B, višje strokovne šole Kranj, zato so to šolo razglasili za najboljšo na področju izobraževanja poslovnih sekretarjev in asistentov.