Pogovarjali smo se s Tonetom Stanovnikom, direktorjem podjetja Špica International, v katerem so letne razgovore, ki jih imenuje "osebne pogovore z direktorjem", uvedli leta 1993. "V arhivu še vedno hranim zapise. Poimenoval sem jih s takrat popularno kratico MBO (Management by Objectives) in to ime se je ohranilo vse do danes."

Kdaj je najbolj primeren čas za letne razgovore in kaj je njihov namen - poznavanje ambicij zaposlenega, preverjanje uspešnosti, pohvala ali graja, dialog na drugačen način …?

Skušam jih izpeljati dvakrat letno. V decembru, ko usklajujemo in zaključujemo načrte za naslednje leto, in v avgustu, ko se pripravljamo na "jesensko trgatev". (Smeh)

Pogosto imam občutek, da so nekateri sodelavci bolj prodorni in si izborijo več moje pozornosti, medtem ko drugi pridno opravljajo svoje delo in jih skoraj ne opazim. Tako so pogovori MBO priložnost, da se mi tudi ti drugi aktivno prikažejo v radar in da spoznam njihove želje, izzive, načrte … Avgust je odličen mesec za take pogovore, saj se lahko "na plaži ali na kolesu" ozremo na svoje osebne vizije malce od daleč in hkrati nabrusimo Špico pred jesenskimi boji.

Torej so letni razgovori še primerno orodje za vodenje zaposlenih?

Kolega iz razvojnega oddelka mi že od vsega začetka oporeka, da to peljem preveč formalno. E-pošto namreč pošljem vsem zaposlenim, imamo tudi poseben obrazec, termini so v koledarju prek vsega dneva, vodimo zapisnike ... Sam si želim nekako obdržati ravnotežje med sproščenostjo in formalnostjo. Menim, da ti razgovori potrebujejo oba okvira. Tega sploh ne jemljem kot orodje, razen ko moram zagovarjati ISO 9001 presojo. To jemljem kot moje prepoznavanje dogajanja v Špici v kotičkih, kamor moj radar ne seže, so pa zelo pomembni za graditev odličnega odnosa 'špičakov' do kupcev.

Kje potekajo razgovori in zakaj?

Razgovori potekajo v naši "knjižnici". To je soba, kjer lahko marsikatero debato takoj podpremo z naslonitvijo na referenco v kakšni knjigi, torej na teorijo. Mislim, da je okolje dovolj domače vsem, da se lahko posvetimo pogovoru, ne pa v okolju motečim zadevam, kot bi bilo recimo ob pogovoru v gostilni ali bližnjem bifeju.

Kako torej poskrbite za ravnovesje med formalnim in neformalnim?

Imamo okvirno agendo, a bolj za opomnik na področja, ki jih velja premisliti pred pogovorom, ali na področja, na katera lahko pripravi sodelavec pisno poročilo in plan. Pogovor pa lahko steče tudi v neomenjena, torej prej povsem nenačrtovana, a pomembna področja. Pobudo za pogovor pošljem vsem sodelavcem dvakrat na leto. Tako lahko vsak izrabi možnost, da se dvakrat letno pogovori z menoj, ne da bi prosil za termin za pogovor. Hkrati potekajo na nekoliko bolj formalni podlagi, torej v skladu z zahtevami obrazca, pogovori vsakega zaposlenega tudi s svojim neposredno nadrejenim.

Kdaj naj podjetje uvede letne razgovore?

Moj predlog je, naj podjetje uvede letne razgovore tedaj, ko začne razmišljati o strukturi, procesih, odgovornosti in pooblastilih ter navodilih.

Špičaki smo dve leti za tem, torej leta 1995, začeli priprave na pridobitev certifikata ISO 9001, ki smo ga zastavili življenjsko, tako da je koristil predvsem Špici v obdobju rasti, ko moraš vzpostaviti zdravo okostje, "framework" podjetja.

Kdaj zaposlenega obvestite, da bo imel letni razgovor in kako naj se nanj pripravi?

Navadno teden dni pred rezerviranim terminom pošljem povabilo s prej omenjeno tipično agendo. Poprosim za kratko pisno poročilo in okvirni plan za naslednje obdobje. Če se srečava s sodelavcem brez njegove predhodne priprave, pa zahtevam, da ima vsaj beležko in svinčnik. (Smeh)

Ali je letni razgovor le del siceršnje konsistentne komunikacije z zaposlenimi?

Vsekakor. Uporabljamo ga tudi v kontekstu letnega planiranja, saj si ne predstavljamo, da načrti pridejo od zgoraj, ampak je to proces, ki pomeni usklajevanje planov, ki prihajajo od obeh strani.

Katere pa so slabosti?

Vsaka slabost ima tudi svojo dobro stran. Zaposleni na primer to pobudo pogosto vzamejo kot ključno priložnost, da se pogovorimo o nagrajevanju in pogosto to povezujejo s preteklostjo. Jaz jim poskušam predstaviti drugo stran kovanca, ki je zame bolj pomembna - pogumno planiranje, to pa povezati z razvojem talenta in posledično z nagrado. Tako lahko pogovor iz zgodovine hitro usmerimo v vizijo in prihodnost. Temu pravim, da se iz položaja, ko stojimo na petah, postavimo na prste. Saj veste, kako startajo vsi olimpijski tekmovalci - vedno se s pet postavijo na prste. (Smeh)jpš