Podjetje vsako leto zraste za nekaj zaposlenih. „Poletni čas je v poslovnem svetu bolj umirjen. Tempo se upočasni, saj so stranke na dopustih. Tudi zato je to pri nas čas za letne razgovore. Dan v službi je minil v duhu pogovorov o preteklih dosežkih, trenutnem stanju in o ciljih za prihodnost. Letne razgovore smo začeli kot mlada firma izvajati lansko leto. Letni razgovori so pomembni, saj zaposlenim dajo perspektivo in jim pomagajo umestiti svoje delo v kontekst širše strategije in vizije podjetja. Poleg tega je to nekaterim ena izmed redkih priložnosti, da se odkrito pogovorijo s svojim vodjo in odprejo tudi nekatere teme, za katere med letom ni priložnosti,“ je v podjetniškem dnevniku nedavno zapisal Štefan Furlan. 

Zaposleni so za njih pomembni, saj so računalniško podjetje,poudarja Furlan. Nimamo strojev, materiala in drugih delovnih sredstev, ki bi dodajala veliko dodano vrednost. Praktično vso dodano vrednost generirajo zaposleni s svojim znanjem in izkušnjami. Že Drucker je že pred skoraj 50 leti govoril o »knowledge workerjih«, torej o profilih ljudi, ki prispevajo skoraj izključno samo svoje znanje. In že on je predvidel, da so to profili, ki ključno prispevajo k konkurenčnosti razvitih gospodarstev.“ Več na http://gazela.dnevnik.si/sl/Novice/3577/Podjetni%C5%A1ki+dnevnik+%C5%A0tefana+Furlana+%283%29%3A+Poletje+izkoristimo+za+letne+razgovore

Tako razmišlja Štefan Furlan, ki med drugim rad pove tudi, da je dober tim najbolj pomemben. Ne bi se mogel bolj strinjati z rekom, da se v timu problemi delijo, uspehi pa množijo.« Mi pa poglejmo ob praksi tega mladega podjetja, ki ima samo ducat zaposlenih, tudi prakso podjetja, ki ima na mednarodnem podjetniškem parketu veliko več izkušenj. Pogovarjali smo se s Tonetom Stanovnikom, direktorjem Špice International, kjer so letne razgovore, ki jih Stanovnik imenuje „osebne pogovore z direktorjem“, uvedli leta 1993. „V arhivu še vedno hranim zapise. Poimenoval sem jih takrat popularno MBO (Management by Objectives) in to ime se je ohranilo do danes.“

Kdaj je najbolj primeren čas za letne razgovore in kaj je njihov namen, poznavanje ambicij zaposlenega, preverjanje njegove uspešnosti, pohvala ali graja, dvostranski dialog na nekoliko drugačen način…?
Skušam jih speljati dvakrat letno. V decembru, ko usklajujemo in zaključujemo načrte za naslednje leto, in v avgustu, ko se pripravljamo na »jesensko trgatev «. (Smeh) Pogosto imam občutek, da so nekateri sodelavci bolj prodorni in izborijo več moje pozornosti, medtem ko pa drugi pridno opravljajo svoje delo in jih skoraj ne opazim. Tako so MBO pogovori zagotovo priložnost, da se mi tudi ti drugi aktivno prikažejo v radar in da spoznam njihove želje, izzive, načrte… Avgust je odličen mesec za take pogovore, saj se lahko »na plaži ali na kolesu« ozreš na svojo osebno vizijo malce od daleč in hkrati nabrusimo Špico pred jesenskimi boji. 

Torej so letni razgovori še primerno orodje za vodenje zaposlenih?
Kolega iz razvoja mi od vsega začetka oporeka, da to peljem preveč formalno (e-pošto pošljem vsem zaposlenim, imamo poseben obrazec, termini so v koledarju preko celega dneva, vodimo zapisnike…) Jaz pa želim nekako obdržati ravnotežje med sproščenostjo in formalnostjo. Menim, da ti razgovori potrebujejo oba okvirja. Tega sploh ne jemljem kot orodje, razen, ko moram zagovarjati ISO9001 presojo. To jemljem kot moje prepoznavanje dogajanja v Špici v kotičkih, kamor tipično moj radar ne seže, so pa zelo pomembni za graditev odličnega odnosa Špičakov do kupcev.

Kje potekajo razgovori in zakaj?
Razgovori potekajo v naši »knjižnici«. To je soba, kjer lahko marsikatero debato takoj podpremo z naslonitvijo na referenco v kakšni knjigi (torej na teorijo). Mislim, da je okolje dovolj domače vsem, da se lahko posvetimo pogovoru, ne pa v okolju motečim zadevam, kot bi bil recimo pogovor v gostilni ali v sosednjem bifeju.

Kako torej skrbite za ravnovesje med formalnim in neformalnim?
Imamo definirano okvirno agendo, a bolj za opomnik na področja, ki jih velja premisliti pred pogovorom, ali na področja, na katera lahko pripravi sodelavec pisno poročilo in plan. Pogovor pa lahko steče tudi v povsem neomenjena, torej prej nenačrtovana, a pomembna področja. Pobudo za pogovor pošljem vsem sodelavcem dvakrat na leto. Tako lahko vsak izkoristi, da se dvakrat letno pogovori z menoj, ne da bi prosil za termin za pogovor. Hkrati pa potekajo ti pogovori na nekoliko bolj formalni podlagi, torej v skladu z zahtevami obrazca, vsakega zaposlenega tudi s svojim neposredno nadrejenim.

Pri kakšni velikost kolektiva naj podjetje uvede letne razgovore?
Moj predlog je, da uvedejo letne razgovore tedaj, ko podjetje začne razmišljati o: strukturi / procesih / odgovornosti in pooblastilih / navodilih. Mi Špičaki smo dve leti za tem, torej leta 1995 začeli priprave na pridobitev certifikata ISO9001, ki smo ga zastavili življenjsko tako, da je koristil predvsem Špici v obdobju rasti, ko moraš vzpostaviti »zdravo okostje - framework« podjetja.

Kdaj zaposlenega obvestite, da bo imel letni razgovor in kako naj se nanj pripravi?
Ponavadi teden dni pred rezerviranim terminom pošljem povabilo s prej omenjeno tipično agendo. Poprosim za kratko pisno poročilo in okvirni plan za naslednje obdobje. Če se srečava s sodelavcem brez njegove predhodne priprave, pa zahtevam, da ima vsaj beležko in svinčnik. (Smeh)

Ali je letni razgovor le del siceršnje konsistentne komunikacije z zaposlenimi?
Vsekakor. Uporabljamo ga tudi v kontekstu letnega planiranja, saj si ne predstavljamo, da načrti pridejo od zgoraj, ampak je to proces, ki pomeni usklajevanje planov ki prihajajo iz obeh strani.

Katere so morebitne slabosti letnih razgovorov?
Vsaka slabost ima tudi svojo dobro stran. Recimo: zaposleni pogosto to pobudo vzamejo kot ključno priložnost, da se pogovorimo o nagrajevanju in pogosto to povezujejo z preteklostjo. Jaz jim poskušam predstaviti drugo stran kovanca, ki je meni še bolj pomembna in to je pogumno planiranje, to pa povezati z razvojem talenta in posledično z nagrado. Tako pogovor lahko hitro iz zgodovine obrnemo v vizijo in v prihodnost. Temu jaz pravim, da se iz pozicije, ko stojimo na petah, prestavimo na prste. Saj veste, kako štartajo vsi olimpijski tekmovalci - vedno se s pet postavijo na prste in štartajo. (Smeh)