Koliko let na delovnem mestu tajnice oz. poslovne sekretarke je za vami in kako se je v tem času spreminjal ta poklic ter s tem tudi vaše zadolžitve?

Delo poslovne sekretarke opravljam sicer sedmo leto, a kljub temu opažam, da se poklic spreminja. Stereotip klasične tajnice, ki samo prepisuje dopise, pregleduje pošto in kuha kavo, vse bolj bledi, verjetno tudi zaradi hitrega razvoja informacijske tehnologije, ki omogoča, da vse več rutinskega dela opravimo hitreje in zato se lahko bolj posvetimo ostalim organizacijskim, nabavnim, logističnim in podobnim procesom. Znanje in veščine, ki jih pri svojem delu potrebujem, sem dobila z izkušnjami na delovnem mestu in vseh izobraževanjih.

Kaj vse danes obsega vaše delo in kako pomembno je za vas in vaše kolegice nasploh izobraževanje, spremljanje trendov?

Delo je razgibano in zanimivo. Dotika se različnih področij, tako da sem večkrat vmesni člen med direktorjem, sodelavci in strankami. Vesela in zadovoljna sem, ko je delo, ki ga opravljam, končano tako, da me kdo pohvali. Če je le mogoče in če mi čas dopušča, rada pomagam ostalim, saj se zavedam, da smo s skupnimi močmi uspešnejši.

Predavanja oziroma izobraževanja so koristna, saj gre običajno za različne teme, ki so koristne za vsakogar. Omogočajo nam pridobitev znanja za učinkovito izvajanje podpornih procesov vodstvenim in vodilnim delavcem v poslovnem okolju. Naziv za tajnico/poslovno asistentko leta, ki sem ga lani osvojila, so razglasili prav na Kongresu poslovnih asistentk, sekretark in tajnic, ki ga tako kot testiranje omogočijo organizatorji, in sicer Planet GV, revija Poslovna asistenca ter Zveza klubov tajnic in poslovnih sekretarjev Slovenije. Jaz sem bila 15. tajnica/poslovna asistentka leta, letos pa je kongres že 20. po vrsti.

Kaj pa sicer, se kriza odraža tudi pri vašem delu – tu mislim predvsem na to, ali ob reorganizacijah in zmanjševanju stroškov poslovanja vse več zadolžitev »pade« tudi na tajnice? Kakšne so oziroma naj bi bile meje vaših zadolžitev?

Pri delu je treba biti natančen in organiziran, prilagodljiv, samoiniciativen in samozavesten. Dobro je biti tudi hitro učljiv, razgledan, sposoben empatije, komunikativen, vljuden, spoštljiv, odgovoren, kreativen, umirjen in kdaj znati poiskati rešitev v nepredvidenih okoliščinah, ki zahtevajo hitro odločanje in prilagajanje. Imeti moraš vse tiste pozitivne lastnosti, ki ti omogočajo nenehno prilagajanje danim razmeram. Zaradi krize morda niti ni toliko napetosti med sodelavci in vodstvom kot med strankami in vodstvom, saj je med odjemalci naših storitev vedno več takšnih, ki težko poravnajo svoje obveznosti.

Stereotip o tajnicah, ki kuhajo kavo in se oglašajo na telefon, smo torej prerasli. Kaj pa delovni čas, greste po osmih urah dela domov ali se je tudi to že spremenilo?

Včasih se je treba prilagoditi dnevu in določenim obveznostim ter tudi kdaj ostati po rednem delovnem času ali priti v službo bolj zgodaj. Takrat imaš mir in lahko delo opraviš brez motenj, ki se sicer zgodijo čez dan.

Kako pomemben je za delo odnos med tajnico in delodajalcem oziroma ljudmi, s katerimi ste veliko v stiku?

Kaj vi pričakujete od dobrega delodajalca in nasprotno, kaj on pričakuje od vas in kako najti ravnovesje, ki ustreza obema?

Nujno je vzpostaviti odnos, ki temelji na zaupnosti. Poslovni sekretar se mora prilagoditi načinu dela in vedenju nadrejenega. Spoznati in analizirati mora, katere potrebe so pri sodelovanju z njim v ospredju, ter se dogovoriti za načine, ki omogočajo dobro sodelovanje.

To, da bi drug drugemu brali misli, se zagotovo ne zgodi čez noč. Poslovni sekretar mora imeti priložnost pokazati svoje znanje, strokovnost, učinkovitost, samostojnost, prijaznost, urejenost in seveda imeti na voljo dovolj časa, da spozna način razmišljanja vodstva. V bistvu gre za razumevanje načina razmišljanja, komuniciranja in dela vodstva podjetja.

Poslovne sekretarke so pogosto žrtve stresa na delovnem mestu. Imate kakšen nasvet, kako se mu izogniti?

Pozitivno razmišljanje, pravočasen oddih in dobra volja.