Uspešen dogodek = pravi ljudje na pravem mestu

Večerni sestanek z Natašo, Matejem in Kimkotom je bil posvečen najpomembnejšemu elementu PODIM konference in svečanega zaključka Start:up Slovenija: udeležencem. »Start:up in PODIM smo ljudje« imamo zapisano in zagotoviti udeležbo vseh ključnih deležnikov slovenskega podjetniškega ekosistema, ki jih konferenca številna leta uspešno prepleta in povezuje, je izjemen izziv iz dveh razlogov. Prvič zaradi kompleksnosti tega ekosistema in številnih organizacij, projektov, iniciativ ter posameznikov, ki si v Sloveniji prizadevamo za bolj svetlo prihodnost. In drugič, ker je preprosto praktično zahtevno zbrati, ažurirati in pravilno distribuirati komunikacijska sporočila po pravih kanalih do pravih ljudi. Vsak, ki se je kadarkoli lotil organizacije dogodka prav dobro ve o čem govorim. Na konferenci se vsako leto zbere več kot 300 udeležencev, na večerni svečani razglasitvi zmagovalca Start:up Slovenija več kot 400. Program prvi dan, program drugi dan, večerni dogodek, častni govorec, gost okrogle mize, finalist tekmovanja, strateški partner, pokrovitelj; kdo, kje, kdaj, zakaj? Izkušnje iz preteklih let v takšnih trenutkih še kako koristijo. »Kilometrina« nam pomaga, da smo učinkovitejši, hitrejši, pravočasni in s čim manj napakami. Trudimo se biti popolni, natančni in dosledni. Tudi napake se dogajajo, vendar jih more biti čim manj in jih ne smemo ponavljati.

Uspešen dogodek = dober management

Mag. Natalija Postružnik, direktorica Službe za odnose z javnostmi Zavarovalnice Maribor je skupaj s soavtorjem v njuni knjigi namenjeni uspešnemu upravljanju dogodkov zapisala zanimov formulo: E = mc2, ki jo razlaga na sledeč način:

Event = event Management x Communication x Creativity


Super govorci, fantastičen program in odlična komunikacija torej ne koristijo prav veliko, če na koncu z učinkovitim upravljanjem celotnega dogodka (pred, med in po dogodku) organizacijski tim ni sposoben vsega skupaj »prizemljiti« ter pravočasno in profesionalno izpeljati vse potrebne aktivnosti od a do ž.


Uspešen dogodek = zadovoljni udeleženci z dobrim vtisom

Event management je znanost zase in terja ne samo doslednost, natančnost, dober network partnerjev in izvajalcev ter izkušen tim ampak tudi precej odrekanja, kot je bila na primer današnja sončna sobota. Za konec se mi zdi še pomembno izpostaviti, da je vsak dogodek kompleksen projekt, v katerem lahko gre tudi veliko stvari narobe. Iluzorno je pričakovati, da lahko nadziramo prav vsak samcat, še najmanjši detajl pri prireditvi, ker ga preprosto ne moremo, zato moremo drobnarije, ki ne gredo 100 % po planu vzeti v zakup (in ne izgubiti živcev). Dejstvo namreč je, da udeleženci niti približno ne opazijo vseh tistih drobnih detajlov in spodrsljajev. Na koncu je pomembno, da dogodek zapustijo zadovoljni, z novimi vizitkami in novimi idejami. In to je to!