»Priznanje mi pomeni potrditev, da delo, ki ga kot tajnica opravljam, delam dobro. Priznanje me je pozitivno presenetilo, saj sem bila na testiranju prvič, bolj iz radovednosti, kako poteka. Na testiranje so me seveda z mojim privoljenjem prijavili sodelavci in nato so tudi skupaj z mano čakali na dan razglasitve rezultatov. Ko smo izvedeli, da sem zmagala, je bilo veselje v hipu na vrhuncu,« je v smehu pojasnjevala Lucija Koštomaj, ko je še zbirala prve vtise.

Kaj je pri odnosu med poslovnim sekretarjem in direktorjem nujno?
Pri odnosu med poslovnim sekretarjem in direktorjem sta pomembni zaupanje in sodelovanje, da delo poteka nemoteno in učinkovito. Zaradi vsakdanjih obveznosti je treba biti hiter in natančen ter zelo dobro organiziran.

V kolikšnem času po vašem mnenju direktor in poslovni sekretar vzpostavita tak odnos, da delo gladko teče in da drug drugemu »bereta misli«? 
Vsekakor je potrebno nekaj časa, čeprav gre bolj za razumevanje načina razmišljanja, komuniciranja in dela vodstva podjetja. Dobro je, da direktor jasno predstavi pričakovanja na tem delovnem mestu. S kilometrino in povratnimi informacijami pa lahko kasneje že tudi sam presodiš, kaj je v nekem trenutku nujno in pomembno.

Ali vaš direktor ve, kdaj imate rojstni dan in kakšne konjičke imate?
To bi morali vprašati njega. Vsekakor pa je direktor dober organizator in ima odličen spomin za tako veliko podatkov, kot jih morajo direktorji poznati. Vzdušje v našem podjetju je zelo pozitivno, zato vem, da pozna poleg mojega rojstnega dneva tudi datume veliko drugih zaposlenih. Vsako leto pa imamo tudi tradicionalno druženje komunalnih podjetij Slovenije, zato direktor ve, da če je le mogoče, se rada udeležim športnih tekmovanj, kot so kegljanje, bovling in streljanje. Poleg tega sodelujem tudi pri pevskem zboru.

Ali se kdaj počutite kot neke vrste tampon med sodelavci in vodstvom, saj so časi zelo napeti?
Da, tudi do tega včasih pride. Ampak z dobro voljo in željo po najboljši rešitvi se tudi s pozitivnim odnosom in pravimi besedami da urediti, da sta zadovoljni obe strani. Sodelavci lahko prihajajo do direktorja in odgovore dobijo hitro.

Delate v podjetju za urejanje odpadkov. Ali v podjetju in pri vas doma ločujete odpadke in ali s pomenom ločevanja odpadkov seznanjate tudi svoje prijatelje in sorodnike?
Seveda. Tako v podjetju kot tudi doma ločujemo odpadke. Naše poslanstvo je ozaveščati ljudi na tem področju, ker z ločevanjem odpadkov skrbimo za naše okolje in gospodarno porabljamo potencialne surovine. Prijateljem in sorodnikom dajem potrebne informacije in jih ozaveščam.

Kako veliko podjetje ste in kako se to odraža pri naravi dela? Kaj vse morate početi?
Družba za ravnanje z odpadki Simbio, d.o.o., je srednje veliko podjetje, kjer je približno 200 zaposlenih. Tako kot se je v zadnjih letih spremenilo področje ravnanja z odpadki in povečalo število zaposlenih, tako se to tudi odraža v naravi tajniških opravil. V preteklosti je ravnanje z odpadki pomenilo zbiranje odpadkov v zabojniku pred hišo ali blokom in nato odvoz teh odpadkov do deponije. Danes pa to pomeni zbiranje odpadkov v treh različnih zabojnikih pred stanovanjskimi objekti (rjavi zabojnik za biološke odpadke, rumeni za embalažo ter zeleni za mešane komunalne) in v treh zabojnikih na ekološkem otoku (za papir, steklo in embalažo) ter odvoz teh odpadkov do regijskega centra za ravnanje z odpadki, kjer se ti odpadki obdelajo in predelajo v posebnih objektih (kompostarni, sortirnici, MBO, demontaži…). Da ne omenjam akcij zbiranja odpadkov na terenu (nevarnih in kosovnih odpadkov) itd. Vse to se odraža v večji količini raznovrstne pošte, kompleksnejšem sistemu evidentiranja prisotnosti zaposlenih, več je komuniciranja s strankami… Moje delo zajema delo v pisarni, kjer vodim korespondenco za celotno podjetje, sprejemam stranke in jih tudi postrežem, evidentiram obveznosti direktorja (seje, srečanja in druge obveznosti).

Koliko časa opravljate delo poslovnega sekretarja in kako se je ta poklic v tem času spremenil – v veliki meri tudi zaradi naglega razvoja informacijske tehnologije?
V podjetju sem zaposlena deset let, na delovnem mestu tajnice šest let. To ni dolga doba, kljub temu pa opažam, da se spremembe dogajajo na vseh področjih, tudi v smeri izboljšav, predvsem na področju informacijske tehnologije. Računalnik nam zagotovo omogoča lažje delo, tako pri pisanju dopisov kot shranjevanju ogromne količine podatkov. Vsekakor se pozna vse bolj obsežna količina elektronske pošte, predvsem zaradi hitre komunikacije in odziva, možnosti skeniranja dokumentov, uporabe USB-ključev, po drugi strani pa v primeru računalniških virusov lahko za nekaj časa tudi »zmrznemo«.

Kaj imate pri svojem delu najraje?
Všeč mi je, da je moje delo razgibano in zanimivo. Dotika se različnih področij, tako da sem večkrat vmesni člen med direktorjem in sodelavci ter strankami. Vesela in zadovoljna sem, ko je delo, ki ga opravljam, končano tako, da me kdo pohvali. Če je le mogoče in če mi čas dopušča, rada pomagam ostalim, saj se zavedam, da smo s skupnimi močmi uspešnejši.

Končujete izobraževanje na Višji strokovni šoli za poslovne sekretarje. Kaj vam je ta študij dal in kaj ste pri njem pogrešali?
V času študija smo imeli predavanja in naloge ter praktično izobraževanje. Nadgradila sem svoje znanje na področju informacijske tehnologije, slovenskega in tujega jezika ter organizacije poslovanja. Dobila sem veliko potrebnih informacij in podatkov ter gradivo.

Ali imate sicer poslovni sekretarji na voljo dovolj izobraževanja in delavnic, da si zagotavljate svojo nenehno osebnostno in karierno/poklicno rast?
Mislim, da jih imamo dovolj. Sama se predvsem rada udeležujem izobraževanj, ki jih organizira Planet GV. Predavanja na kongresih in seminarjih so zelo dobra, saj je na njih zajeta paleta različnih tem, ki so koristne za vsakogar. Omogočajo nam pridobitev znanja za učinkovito izvajanje podpornih procesov vodstvenim in vodilnim delavcem v poslovnem okolju.

Katere vrline mora imeti po vašem mnenju poslovni sekretar in katera znanja?
Poslovni sekretar mora biti natančen, urejen, prijazen, ustrežljiv, odprt za nova znanja, prilagodljiv, spreten, iznajdljiv, organiziran, poznati mora pravila lepega vedenja, sposoben mora biti empatije, biti mora hitro učljiv, imeti mora vse tiste pozitivne lastnosti, ki mu omogočajo nenehno prilagajanje danim razmeram. Poznati mora delo z računalnikom, pravopis, tuji jezik in organizacijo podjetja.