V današnjem času se številne organizacije znajdejo pred dejstvom, ali naj si za potrebe shranjevanja naraščajočega števila poslovne in tehnične dokumentacije priskrbijo nove urejene prostore ali se odločijo za digitalizacijo obstoječe dokumentacije ter za vzpostavitev elektronskega sistema hrambe. Izkušnje kažejo, da je odločitev za vstop v elektronski svet več kot upravičena. "Prihranki so v zmanjšanju stroška fizičnega prostora, ki ga namenjamo hrambi fizične dokumentacije. Zmanjša se tudi strošek delovne sile, saj v povprečju 40 odstotkov časa v službi namenjamo iskanju podatkov, po vzpostavitvi e-arhiva te podatke najdemo v nekaj sekundah. Nazadnje naj omenimo še oportunitetni strošek, ki nastaja, če bi arhivirane dokumente imeli vedno pri roki, kadar jih potrebujemo," je pojasnila Damjana Pirnar iz podjetja Mikrografija.
Glede na pripravljenost in zmožnost vlaganja v infrastrukturo, znanje in organizacijske spremembe oziroma razpoložljivost finančnih sredstev, lahko organizacije ali zgradijo lasten center za digitalizacijo in postavijo lastno rešitev (zanesljive in fleksibilne strojne in programske opreme) za elektronsko hrambo ali se odločijo za najem storitev pri specializiranih ponudnikih storitev. Zadnje pomeni manjši finančni vložek in prenos večjega dela odgovornosti in zahtev z vidika zakonodaje na specializiranega zunanjega izvajalca.
"Elektronsko arhivirani dokumenti največji izplen uvajanja uporabe informacijskih tehnologij v posamezno okolje omogočijo šele z nadgradnjo v sistem za elektronsko obvladovanje dokumentacije. Pretvorba dokumenta v digitalno obliko se prestavi na zgodnejšo fazo življenjskega cikla dokumenta, in sicer kar na sam vhod dokumenta v organizacijo v primeru, da je prispel dokument v papirni obliki, ali kar na točko, kjer dokument šele nastane v primeru elektronske oblike," meni Pirnarjeva. In dodaja: "Pri uvedbi elektronsko vodenih procesov je razmišljanje o višjem cilju nujno, in to ni pokritje zgolj enega segmenta v organizaciji, kot je elektronska hramba. S tem pogledom lahko pokrijemo več zornih kotov, dosežemo hitrejše povračilo investicije ter tako izkoristimo še več prednosti od uvedbe." Zelo pomembna je varnost, kako jo zagotoviti? "Varnost informacij je velikega pomena za vse naše naročnike, poleg neomejene razpoložljivosti pooblaščenim osebam spada med glavne značilnosti dobrega arhiva. Informacijski varnosti veliko težo pripisuje tudi aktualna zakonodaja na tem področju, ki za dosego varne hrambe določa vzpostavitev številnih varnostnih mehanizmov. Pomembno je, da infrastruktura omogočen neprekinjeno poslovanje, hkratne večkratne povezave, omrežno varnost, gradivo mora biti hkrati shranjeno na dveh lokacijah, vzpostaviti pa je treba tudi fizično varnost," je povedala Pirnarjeva.
Papirne dokumente, pretvorjene v elektronsko obliko, je treba shraniti varno in hkrati dostopno v elektronski arhiv. Za zagotavljanje dolgoročne uporabe shranjenih vsebin pa je treba te zapise prepisati v formate za dolgoročno hrambo in jih redno tudi vzdrževati. Preverjati berljivost, odbirati, prepisovati na druge nosilce…
Elektronski arhiv mora zagotavljati oddaljen dostop le pooblaščenim osebam, inteligentno iskanje po arhivirani vsebini, enostavno dodajanje gradiva na podatkovne nosilce, omogočati mora tudi beleženje revizijskih sledi. Finančno in strokovno zahtevno infrastrukturo se lahko postavi znotraj organizacije ali se najame na trgu že preverjene, fleksibilne sisteme za arhiviranje, ki omogočajo dostop do vsebin prek spleta.
