A kriza naj spodbuja samo spremembe letnih razgovorov, ki so celoletni proces, nikakor pa naj ne bo vodstvenemu kadru izgovor za to, da letnih razgovorov ne izvaja. "Letni razgovori samo pridobivajo in ne izgubljajo teže zaradi zaostrenih razmer! To pa seveda žal nikakor ne pomeni, da niso po zaslugi kriznih razmer 'načeti' tudi letni pogovori. Predvsem s tem, da so se sprevrgli v eno samo izolirano debato o plači in denarnem nagrajevanju, čeprav je njihov osrednji namen v prvi vrsti razvojne narave. Zato letnim razgovorom razmere gotovo niso naklonjene in od vsepovsod dežujejo pripombe, da je treba počakati na boljše čase. Nikakor!" pravi Brane Gruban, eden vodilnih slovenskih strokovnjakov na področju letnih razgovorov.
"Ker so v prvi vrsti tudi razmeroma precej redka oblika komunikacije med vodji in sodelavci, jih je treba negovati in dopolnjevati z vsebinami, ki jih terja čas."
Natančnih podatkov o tem, koliko slovenskih podjetij opravlja letne razgovore, Gruban nima, ocenjuje pa, da med 50 in 70 odstotki. A ob tem opozarja, da je bolj pomembno, kakšni so ti letni razgovori. "Marsikje so še vedno nekakšna hoja k spovedi, ki je nihče ne mara - ne vodje ne zaposleni. Ni prav niti, če gre samo za rutinsko izpolnjevanje neprepričljivih obrazcev, ki so povsem neprilagojeni, recimo, strategiji podjetja. Naredite test: kje v obrazcu se odraža vizija, strategija ali vrednote podjetja? Če tega ni, ni niti letnih razgovorov!"
Upravljanje delovne uspešnosti
V podjetju naj zato ne bo dileme, ali letni razgovore uvesti ali ne, pač pa, kako jih nadgraditi v sistem upravljanja delovne uspešnosti. So namreč pomemben del ciljnega vodenja. "Pri letnih razgovorih se precenjuje pomen kompetenc, četudi že na tej osnovnošolski ravni številni letni razgovori padejo na izpitu, kajti kompetenčni modeli še marsikje niso del kadrovskih praks. Do rezultatov se ne pride le s kodifikacijo potrebnih vedenj, to je kompetenc, ampak zgolj v kombinaciji z jasno zastavljenimi cilji! Pa smo spet tam, pri upravljanju delovne uspešnosti, in ne več pri letnih razgovorih. Torej zbogom, letni razgovori, dober dan, upravljanje delovne uspešnosti!" pravi Brane Gruban.
"Letni razgovori so namenjeni skupnemu pregledu rezultatov zaposlenega. Izmenjava informacij je koristna tako za zaposlenega kot za njegovega nadrejenega," poudarja Miha Blažič, direktor podjetja Blažič, robni trakovi, ki med drugim kot bronasta gazela 2008 redno sodeluje v Zlati niti. Del letnih razgovorov je tudi skupna določitev ciljev bodočega delovanja in s tem doseganje sinhronosti delovanja. Letni razgovor se konča s preverjanjem zadovoljstva zaposlenega v širšem smislu in razlago specifičnih situacij/dogodkov v podjetju. Sklepi razgovora so zapisani v temu namenjeni platformi, cilji pa se preverjajo z datumom dospetja posameznih ciljev. Preverjanje uresničevanja ciljev je v nekaterih primerih tudi specifično, prilagojeno glede na vsebino cilja.
"Institut vsebinsko vsekakor ni preživet, zamenjujejo se samo oblike izvajanja. Letni razgovor v širšem smislu lahko razumemo kot komunikacijo med zaposlenim in nadrejenim/podjetjem, katere namen je strateški pogled na delovanje posameznika in/ali podjetja. Tako oblika te komunikacije ali poimenovanje ni ključnega pomena. Letni razgovor je tudi znamenje pozornosti do sodelavca in priznanje njegovemu prispevku, je dajanje in sprejemanje, torej sodelovanje. Po mojem mnenju je letni razgovor lahko še veliko več in služi strateškemu pregledu, oceni in načrtovanju delovanja vseh elementov podjetja."
"Vrata vodij so pri nas vedno na stežaj odprta"
V podjetju B2 opravljajo letne razgovore enkrat na leto. "Po navadi januarja, ko je čas, da pogledamo v preteklo leto in naredimo povzetek dosežkov ter priložnosti za izboljšave. Hkrati naredimo smernice za naprej, predstavimo letne načrte podjetja, posameznikove cilje, uskladimo želje po kariernem napredovanju posameznika... Stremimo k temu, da letni razgovori niso edina priložnost, ko se pogovarjamo s sodelavci, temveč gojimo pristop k sprotnemu reševanju morebitnih sporov, nesoglasij oziroma posameznikovih kariernih želja. Vrata vodij so pri nas vedno na stežaj odprta in vsak zaposleni lahko kadar koli predstavi svoje videnje, želje, potrebe. Sklepe razgovorov hranijo vodje v elektronskih personalnih mapah svojih neposredno podrejenih. Sklep razgovora se pošlje tudi vsakemu zaposlenemu posebej. Nato se ob naslednjem letnem razgovoru ta dokument vključi in pregleda zastavljene ter dosežene cilje," je pojasnila Helena Miš Šmalc. "Na podlagi teh razgovorov se nemalokrat rodijo nove ideje za izboljšave, poskušajo realizirati posameznikove želje, kar vsekakor vodi v povečanje motivacije in posledično do povečanja produktivnosti."
Vsak naj sodeluje pri postavljanju ciljev
Tudi v Najdi.si imajo redne letne ocenjevalne razgovore, ki potekajo na začetku leta. Namenjeni so pregledu doseganja zastavljenih ciljev preteklega leta, povratni informaciji glede doseganja pričakovanih kompetenc, torej tistih vedenj v delovnem okolju, ki so želena in vnaprej opredeljena.
"Na razgovoru zaposleni in njegov vodja postavita cilje za tekoče leto, tudi s področja kompetenc. Zelo pomemben del razgovora je načrtovanje izobraževanj, ki morajo biti tesno povezana z zastavljenimi cilji," je poudarila Mihaela Hočevar iz Najdi.si.
"Na razgovoru zaposleni in vodja zapišeta oceno, nove cilje in načrtovana izobraževanja v elektronski obrazec. Uresničevanje zapisanega praviloma preverja vodja med letom. Vodja in zaposleni pregledata, kako je zaposleni delal med letom, pregledata njegov prispevek.
Če zaposleni dela dobro, je za to tudi nagrajen. Prav tako je pomembno, da sodelavec sodeluje pri postavljanju ciljev, saj so ti na tak način boj realni in dosegljivi. Letni razgovor po našem mnenju ni preživeto orodje in ga ne nameravamo ukiniti," je poudarila Mihaela Hočevar.