"Letni razgovori gredo na neke vrste stranpot, ker je veliko pritiskov zaposlenih, da bi se na njem pogovarjali izključno o plači. Poleg tega večina menedžerjev sploh ne ve, kaj so letni razgovori, niti ne vedo, kaj letni razgovori niso. Ker jih vsi po vrsti jemljejo kot enkratni dogodek, kot sestanek, na katerem se v prvi vrsti ocenjuje sodelavce, se na neki točki letni razgovor zares sprevržejo v hojo k spovedi, ki je nihče ne mara."

"Ljubijo jih samo sadisti"

Letni razgovor torej ni posamezni izolirani dogodek, pač pa je del sistema upravljanja delovne uspešnosti. Sicer pa je že beseda sama po sebi ponesrečena, pravi Gruban, saj napeljuje, da gre za dogodek, ki naj bi se zgodil enkrat na leto, v bistvu pa pomeni, da gre za celoletni razgovor in slikovito pojasni: "Letne razgovore ljubijo samo sadisti. Ne marajo jih vodje, ker se nočejo zameriti sodelavcem, zaradi lažnega ljubega miru v hiši se ne konfrontirajo s slabim delom, na drugi strani pa so tudi sodelavci razočarani in včasih upravičeno nejevoljni, ker se ponavadi po letnih razgovorih čisto nič ne zgodi."

Ali naj torej podjetje oblikuje lasten obrazec za letni razgovor? "Absolutno. Gre naj za sproščen razgovor med vodjem in sodelavcem, pri čemer je atribut moči na strani vodje. Tega se mora vodja zavedati. In če želi, da je letni pogovor res sproščen, mora v to vložiti veliko truda, in tudi njegov sodelavec na letni razgovor naj ne bi prišel nepripravljen. Sodelavci ne smejo priti kot ovce na klanje," pravi Gruban, ki je med drugim s sodelavci sodeloval pri uvajanju letnih razgovorov na RTV Slovenije, v Termoelektrarni Trbovlje in JEK.

Razumeti je treba smisel

"Pasti pri uvajanju je ogromno. Ena od teh je zagotovo ta, da ljudje ne razumejo smisla letnega razgovora. Poleg tega imamo Slovenci neko patološko željo, da skozi letni razgovor iščemo, kaj delajo ljudje najslabše, kjer so napake, namesto, da bi pogledali, kaj delajo najbolje in na tem tudi gradili. To kar delajo najbolje, bi namreč lahko takoj kapitalizirali," pravi Gruban.

Po Grubanovem mnenju letni razgovor v resnici skriva vsaj šest različnih vsebin, ki terjajo precej različno medsebojno komunikacijo in ton: inavguracija sistema (razlaga procesa novega letnega razgovora), samoocena pred samim letnim razgovorom, klasični letni razgovor, letni razgovor o plači, letni razvojni razgovor in planski letni razgovor, ki je namenjen določanju ciljev in kompetenc. Idealno je torej imeti dva razgovora.

Kako je pri zlati gazeli 2008...

Milan Lukić, direktor Lumarja, zlate gazele 2009: "Imamo več razgovorov, saj je to način seznanjanja kolektiva z našimi usmeritvami. Glavi razgovor opravim ob koncu leta z celotnim kolektivom, ko jim ob slavnostnem kosilu/večerji predstavim naše dosežke, usmeritve in pričakovanja.." In kako preko leta direktor spremlja uresničevanje dogovorjenega na letnem razgovoru? "Med letom tekoče spremljam dinamiko poslovanja. Le sprotno spremljanje poslovanja ti daje možnost, da pravočasno ukrepaš in odpravljaš negativne pojave," pravi Lukić. Kako pa letne razgovore razumejo sodelavci? "Ožji sodelavci imajo za razliko od ostalih sodelavcev težjo nalogo, saj mi morajo predstaviti svoje poglede na način dela ter seveda v okviru področja dela, ki ga pokrivajo, predlagati ustrezne spremembe."

... in pri zlati gazeli 2006

Tomaž Žvipelj, generalni direktor Elektrončka, zlate gazele 2006: "Imamo vzpostavljen sistem letnih razgovorov na nivoju med vodji oddelkov in generalnim direktorjem, na katerih se v usmerjenem razgovoru razpravlja o ciljih in nalogah vodij oddelka in samega oddelka ter uresničevanju zastavljenih ciljev in nalog, zadovoljstvu sodelavca in nadaljnjih razvojnih možnosti. K temu sodijo še krajši in bolj neformalni razgovori po zaključku vsakega četrtletja."

Sicer pa v Elektrončku pripravljajo model letnih razgovorov, ki bo implementiran na ravni celotnega podjetja. Letni razgovor bo potekal na podlagi enotnih vprašalnikov, kjer bo nadrejeni skupaj s sodelavcem opravil razpravo o naslednjih temah a) cilji in naloge (v okviru katere bo opravljen pregled uresničevanja postavljenih ciljev in izpolnjevanje nalog ter določeni cilji in naloge za naslednje obdobje) b) zadovoljstvo sodelavca (kateri elementi dela najbolj motivirajo sodelavca) c) razvoj sodelavca (predlogi in ideje za nadaljnjo poklicno pot, predlogi potrebnih izobraževanj in analiza izvedenih izobraževanj) d) splošna razprava.

V SRC je že kar tradicija

V podjetju SRC imajo letne razgovore vpeljane že več let, poudarja Darja Kramberger, vodja kadrovske službe. "Letni pogovor je priložnost za sistematično, ciljno usmerjeno in zgoščeno izmenjavo informacij in mnenj strateškega pomena med vodjo in sodelavcem. Letni pogovor izvajajo vsi zaposleni v podjetju SRC s svojimi nadrejenimi najmanj enkrat letno, njegov cilj pa je pojasniti parametre sodelovanja v podjetju in razčistiti morebitna neskladja. Preko leta zaposleni in vodje redno spremljamo uresničevanje dogovorjenega na letnem pogovoru. Sam letni pogovor pa je enkratno dejanje. Beležimo ga v elektronski aplikaciji, zapis pa je dostopen skozi celotno obdobje sodelavcu in vodji. Sicer pa mora vsak vodja skozi vse leto spremljati in beležiti uspešnost in razvoj posameznika, tekoče reševati probleme in mu redno posredovati povratne informacije," poudarja Krambergerjeva.

Premagali so strah

Eleonora Gladež, vodja oddelka Kadri, Metal Ravne: "Metalov letni pogovor, kot v Metalu imenujemo letne razgovore, izvajamo že tretje leto. Za nami je obdobje prepričevanj, motiviranja in dokazovanja, zakaj je ta metoda smiselna in dobra za podjetje. Vedno več je vodji in zaposlenih, ki v to verjamejo." Praviloma v letnih pogovorih ne govorijo o plači, se je pa tudi ne izogibajo, če pogovor na to nanese.

"Tako za vodje kot sodelavce je bilo uvajanje letnega pogovora dodaten napor, ki ga je pogosto spremljal strah, nezaupanje in dvom v njegovo koristnost. Naš cilj je, da postane pogovor priložnost, ki jo sodelavci z veseljem pričakujejo. Zato metodo nenehno izboljšujemo," je prakso v Metalu opisala Eleonora Gladež.

Povzetek preteklega leta in napoved za naprej

Nenehen stik z zaposlenimi skušajo ohranjati tudi v podjetju XLAB. Kot pravi Barbara Viškovič ISL Online Marketing & PR XLAB, imajo letne razgovore, a s stalnim stikom s sodelavci lahko sproti rešujejo mnogo stvari, ki se navadno obravnavajo v letnih razgovorih. Letni razgovor naj bi bil v širšem pogledu povzetek preteklega dela posameznika ter postavljanje smernic za nadaljnje delo v skladu z doseganjem ciljev celotnega podjetja. Doseže se preko dvosmernega dialoga med zaposlenim in njegovim neposredno nadrejenim. "Želimo, da bi bilo splošno dojemanje letnega razgovora pozitivno in menimo, da smo to dosegli," je prepričana Barbara Viškovič.

Sklepe imajo na intranetu

Letni razgovori so tudi v Danfossu Trati že več let stalnica. Bojana Zupanič, vodja kadrovske službe in službe za komuniciranje pravi, da je njihov osnovni namen približati pričakovanja podjetja s pričakovanji zaposlenih, "saj verjamemo, da zadovoljni zaposleni privedejo k zadovoljnim kupcem, to pa vodi k uspešni poslovni rasti. Uresničevanje dogovorjenega v letnem razgovoru lahko spremljamo kadarkoli, saj so sklepi na voljo on-line. Na letni razgovor gledamo s treh vidikov: s strani Danfossa, vodje in zaposlenega. Danfoss želi kulturo uspešnosti in teži k ohranitvi pozitivne komunikacije o zadovoljstvu zaposlenih, vodje imajo strukturiran dodatek k vsakdanjemu dialogu z zaposlenimi, ki zagotavlja medsebojno razumevanje o zadovoljstvu z delom, o kompetencah, potencialih in o razvojnih željah ter uskladitev poslovnih ciljev in osebnih razvojnih pričakovanj. Zaposleni pa z razgovorom dobi priložnost za osredotočeni dialog z vodjem o svojih razvojnih željah in da poveže razvoj svojega področja s svojo vlogo v podjetju. Vsi pričakujemo osredotočen in odprt dialog o kompetencah in pričakovanjih za prihodnost. Razgovor ni pogajanje o plači, dialog o dnevnih problemih, pogovor o odločitvi za novo delovno mesto." Sicer pa je pri njih razgovor razdeljen na pet delov.

"Sodelavci hočejo biti in naj bodo slišani"

Milan Krajnc iz podjetja Sirius, ki se ukvarja s poslovnim in podjetniškim svetovanjem, prav tako poudarja, naj bo letni razgovor samo del sistema upravljanja delovne uspešnosti. "Vodje bi se morali naučiti skozi vso leto opazovati sporočila in potrebe sodelavcev ter hkrati spremembe vpeljati v poslovni proces, tako da bi na srečanjih, ki so namenjeni letnim razgovorom, samo preverili, ali smo sodelavce pravilno razumeli. Predvsem je pomembno, da se sistem komuniciranja drugače implementira, pri komuniciranju namreč pozabljamo na poslušanje. Kajti ko zares slišimo potrebo sodelavca, jo tudi z lahkoto implementiramo. Zaposleni v podjetjih najbolj pogrešajo to, da so slišani, opaženi, potrebujejo potrditev, da obstajajo,." Krajnc pravi, da je po njegovih izkušnjah odstotek podjetij z rednimi letnimi pogovori redek. "Glede na našo prakso smo od 300 podjetij srečali samo sedem takšnih, ki so izvajali letne razgovore, od 75 občin pa štiri. Sami pa smo naš način dela zaenkrat uvedli v 15 podjetij. Ker gre za proces. To ni ukrep," poudarja Krajnc. Da je odstotek podjetij, kjer s sodelavci redno opravljajo letne razgovore, sorazmerno majhen, meni tudi mag. Franc Jamšek, direktor podjetja Profil. Po njegovi grobi oceni ima letne razgovore vpeljanih okoli 15 odstotkov družb v Sloveniji.

Več na www.zaposlitve,dnevnik.si