V velikih organizacijah so dolgi in zapleteni procesi pogosto neizogibni, kljub temu pa lahko hitro postanejo ovira za agilnost, sodelovanje in učinkovitost. Predvsem povezani procesi, v katere je vpletenih več oddelkov, odločevalcev in sistemov, so v luči poenostavljanja pogosto spregledani in prenatrpani z odpadki, zato so se njihove obravnave v Zavarovalnici Generali lotili sistematično. »V preteklem letu smo začeli obsežen projekt prenove poslovnih procesov s ciljem poenostavitve delovnih operacij, večje povezanosti med oddelki ter izboljšanja izkušnje za stranke. Projekt temelji na vitkih metodologijah in spodbuja kulturo nenehnih izboljšav, transparentno komunikacijo ter aktivno vključenost zaposlenih,« pojasni Eva Zorko, vodja strateških projektov.
Kako in kje začeti?
Projekt so začeli pred enim letom z uvajanjem 112 iniciativ, do danes so uspešno poenostavili že 75 odstotkov procesov. V prvem letu so se vsi vodje organizacijskih enot in potencialni kadri naučili sistematičnega opazovanja procesov, v parih pripravili predloge izboljšav, jih predstavili vodstvu in začeli uvajati rešitve. Pregled procesov in njihovo nenehno poenostavljanje sta ključna predvsem v obdobju digitalizacije procesov, avtomatizacije ročnega dela in uvajanja rešitev umetne inteligence. »Preden procese digitaliziramo, avtomatiziramo ali robotiziramo, je namreč pomembno, da je čim manj odpadkov, da so procesi standardizirani in učinkoviti,« pojasni Zorkova. Dodaja, da je odličnost v poslovnih procesih v podjetjih deljena odgovornost med različnimi oddelki, področje zaposleni in organizacija v Zavarovalnici Generali pa deluje kot povezovalni člen med vsemi vpletenimi. »S takšnim sistematičnim pristopom zagotavljamo operativno odličnost, obenem pa gradimo platformo za vključevanje, povezovanje in deljenje dobrih praks.«
Iz projekta je nastalo gibanje
»Posebej smo ponosni na to, da je iz projekta zraslo gibanje, ki ga je zaznati na vsakem koraku in vključuje vse sodelavce. Vsi smo postali pozorni na odpadke v procesih, poenostavitve uvrstili med prednostne naloge in s še večjo zavzetostjo izboljšujemo izkušnjo strank,« pove Zorkova. Poleg poenostavitev so izboljšali izkušnjo strank, pomembno zmanjšali birokracijo in porabo papirja ter vzpostavili okolje, ki s medsebojnim povezovanjem funkcij spodbuja sodelovanje in inovacije.
Tudi v prihodnje bodo prakso nadgrajevali, saj je priložnosti za izboljšave v procesih zmeraj dovolj. Skrb za procesno odličnost je miselnost in veščina prihodnosti, ki najbolje deluje, ko je vgrajena v redno delo. V prihodnjem letu tako načrtujejo nov krog projekta z vključitvijo vseh sodelavcev v podjetju.
